Praktyki i polityki stosowane przez firmy posiadające dokumenty do zniszczenia

U podstaw
Sposób niszczenia nośników informacji, powinien stać się jednym z elementów szeroko rozumianego pojęcia “Polityka niszczenia dokumentów”, proces ten powinien obejmować jednocześnie dokumenty podręczne oraz dokumenty archiwalne. Polityka niszczenia dokumentów powinna zostać wdrożona na wszystkich poziomach w hierarchii przedsiębiorstwa, dodatkowo sprawdzona przez zewnętrznego audytora. Samo wdrażanie musi mieć charakter procesu stałego, a nie czasowego zdarzenia. Polityka powinna być dostosowana do procesów związanych z rozwojem przedsiębiorstwa i uwzględniać drobne modyfikacje. Przede wszystkim, powinna wyrażać potrzebę i być wypełni wspierana przez daną organizacje.

Dokumenty, ale które?
Pierwszym etapem budowy polityki niszczenia dokumentów, jest klasyfikacja wszystkich posiadanych dokumentów, które traktowane są jako dokumenty poufne. Dokumenty te możemy podzielić na dwie główne kategorie:

poufne dane osobowe, są to wszystkie dokumenty, które pozwalają w sposób jednoznaczny zidentyfikować konkretną osoba, lub też instytucję. Mogą to być dokumenty zawierające informację takie jak : numer pesel, nip, data urodzenia, numer konta bankowego, pin, karty z opisem choroby. Wszystkie tego typu dokumenty powinny zostać objęte szczególną ochroną, nie dochowanie prostych zasad ochrony prywatności może negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy na rynku.

poufne dane gospodarcze, są to dokumenty, które np. opisują strategię, stosowane cenniki, schematy, opisy stosowanych rozwiań, a także dokumenty, które generalnie traktujemy jako: własność intelektualną. Dużą uwagę należy przywiązać do sposobu niszczenia informacji na temat naszych klientów, poprawnie zniszczone dane na temat transakcji handlowych pozwolą firmie zachować odpowiedni dystans w stosunku do konkurencji.Niektóre dokumenty, mogą oczywiście trafiać do kosza, lub też być wtórnie przetwarzane, jakkolwiek dokumenty z wcześniej opisanych kategorii muszą zostać zniszczone.

Kiedy?
W chwili, kiedy przeprowadzimy wstępną klasyfikację dokumentów (dokumenty poufne/ nie poufne), określamy okres czasu ich przechowywania. Okres przechowywania po części ustalamy samodzielnie, generalnie jednak czas ten jest określony ustawodawczo. Przetrzymywanie dokumentów zbyt długo podnosi koszty związane z ich obsługo, z drugiej strony, zniszczenie dokumentów przed czasem związane jest z sankcjami karnymi.

Jak?
Dokumenty poufne nie mogą zostać tak po prostu wyrzucone, lub oddane do zakładów zajmujących się przetwarzaniem surowców wtórnych. Takie dokumenty powinny zostać nieodwracalnie zniszczone. Z pomocą w przychodzą nam często niszczarki biurowe należy jednak pamiętać że ich wydajność jest ograniczona do niszczenia dosłownie kilku kartek jednorazowo. Tak powolny i uciążliwy proces niszczenia dokumentów, może rozwinąć się w sytuację, kiedy to zirytowany pracownik zacznie mieszać zniszczony papier z całymi dokumentami w nadziei, że z “bałaganu” nikomu nie będzie się chciało wyciągać pojedynczych kartek. Inną bardzo prawdopodobną sytuacją jest utworzenie własnej komórki, która niszczy dokumenty. Co wcale nie ustrzeże nas przed wścibskim okiem pracownika który choćby , chciałby poznać pensje zarządu, czy też innych współpracowników. Innym rozwiązaniem jest skorzystanie z usługi niszczenia dokumentów, oferowanej przez wyspecjalizowane w tej dziedzinie firmy. W oparciu u właściwą umowę, oraz procedury możemy problem wycieku informacji na zewnątrz wyeliminować.

Outsourcing
Bezpieczne niszczenie dokumentów, jest procesem niezwykle czasochłonnym i kosztownym. W sytuacji kiedy proces niszczenia, przyrównamy to maszyny, a pracowników do jej poszczególnych mechanizmów, czyż nie trudno jest sobie wyobrazić jaki wpływ na bezpieczeństwo informacji może mieć jeden niesprawny mechanizm. Porównania takiego możemy równie dobrze użyć, w chwili kiedy zdecydujemy się na korzystanie z usługi firmy zewnętrznej musimy mieć pewność, że cały proces odbioru, transportu i niszczenia dokumentów, a także ludzie, którzy biorą udział w tym procesie gwarantują nam bezpieczeństwo na każdym etapie.

Wnioski
Niszczenie dokumentów jest jednym z elementów polityki firmy. dobrze zorganizowana polityka pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze, a przede wszystkim nasze zasoby ludzkie w procesach: gromadzenie, przechowywanie i niszczenie dokumentów.