Logistyka jest miejscem, gdzie w firmie drzemią jedne z największych rezerw i możliwości poprawy dzięki zwiększaniu produktywności. Obecnie, gdy koszty logistyki gwałtownie wzrastają windowane wzrostem cen paliwa, opłat drogowych i podatków, podnoszenie efektywności funkcjonowania staje się jednym z głównych zagadnień dla uzyskania przewagi nad konkurencją.
Charakterystyczne dla logistyki jest to, że klucze do zwiększania produktywności leżą nie w dziale logistyki, a w innych często wcale nie oczywistych częściach organizacji.

Problemy na drodze ku wysokiej produktywności
Główny problem z produktywnością polega na tym, że kojarzy się z produkcją. Od razu przychodzi nam na myśl fabryka Toyoty oraz popularne pojęcia jak lean, kaizen i temu podobne.
Z racji tego podejścia, często zamykamy się na sam pomysł podnoszenia produktywności w innych, mniej standaryzowanych środowiskach, jednym z których jest logistyka.
Jak duży jest to problem uzmysłowiła mi rozmowa z osobami zarządzającymi firmą specjalizującą się w realizacji dużych jednostkowych zleceń. Gdy zaczęliśmy rozmawiać o rezerwach drzemiących w ich produkcji, managerowie zgodnie stwierdzili, że w ich przypadku metody podnoszenia produktywności nie będą miały zastosowania, ponieważ ich produkcja nie jest masowa i standardowa. Jeżeli takie podejście, które w mojej opinii jest często spotykane, występuje w przypadku wytwarzania produktów materialnych, to co powiemy o logistyce, w przypadku której wytworzonej wartości dodanej nie możemy dotknąć?
Drugim co do istotności problemem jest rozumienie pojęcia produktywności, które często postrzega się jako uzyskanie optymalnego funkcjonowania procesu logistycznego, bądź wręcz poszczególnych działań i czynności w ramach warunków brzegowych jakie zostały wyznaczone przez resztę organizacji.
Nawet osoby, które mają na koncie sukcesy w podnoszeniu produktywności, bardzo często same ograniczają ją do pewnego zakresu, co do którego mają kontrolę i pełnię możliwości wprowadzania zmian – najczęściej jest to wydajność czyli wielkość ukazująca ilość wykonanej pracy w jednostce czasu.
Takie podejście traci z pola widzenia większość potencjału poprawy produktywności.

Trzy poziomy produktywności
Aby w pełni wykorzystać potencjał jaki niesie w sobie poprawa produktywności należy spojrzeć na to zagadnienie znacznie szerzej.
Wyodrębniam trzy poziomy, na których tworzona jest produktywność.

Poziom 1: Robienie rzeczy koniecznych
Pierwszy z nich to robienie rzeczy koniecznych. Mój ulubiony cytat z Petera F. Druckera to “Nie ma nic bardziej marnotrawnego niż robienie wydajnie rzeczy, które nie powinny być robione wcale”. W metodyce lean management to określenie zadań, które tworzą wartość dodaną, przez co są przydatne w procesie produkcyjnym wykorzystuje się mapowanie strumienia wartości. Narzędzie to pomaga w identyfikacji działań tworzących wartość dodaną dla klienta i eliminowaniu zbędnych czynności.
W przypadku logistyki często do wymiaru “przydatności” dochodzi jeszcze wymiar czasu. Nawet wykonanie działań, które w procesie zdefiniowane jako tworzące wartość dodaną, w nieodpowiednim czasie jest marnotrawstwem. Najbardziej oczywistym zastosowaniem dla tego podejścia jest planowanie dostaw, dla którego możliwość ich kumulowania i samodzielnego decydowania o terminie jest podstawową przewagą dającą oszczędności transportowe dzięki optymalnemu planowaniu tras i wypełnień samochodów.
Efekty uzyskane na poziomie “robienia rzeczy koniecznych” dają największą poprawę produktywności, jednak w przypadku logistyki najczęściej spotykana jest sytuacja, gdy zestaw parametrów, w których musi poruszać się manager logistyki jest czymś “nadanym z góry”, na co nie ma on większego wpływu. Często sytuacja ta jest skutkiem decyzji na poziomie strategicznym, podejmowanych bez uwzględniania aspektów logistyki. Nie ma znaczenia czy są to niepoprawnie i “zbyt miękko” ustalone warunki współpracy z klientami, niewłaściwe planowanie produkcji skutkujące gaszeniem pożarów na ostatnią chwilę, czy częste pomyłki w obsłudze klienta, jakości czy zakłócenia w przepływie informacji uniemożliwiające efektywne działania. Raczej regułą jest, że od logistyki oczekuje się naprawienia wszelkiego zła, tak by dostawa dotarła do klienta zgodnie z jego oczekiwaniami. Bardzo często tak się dzieje, jednak kosztem znacznego spadku produktywności w dziale.
Jedynym sposobem wyjścia z tej sytuacji jest kompleksowa zmiana funkcjonowania w skali całej firmy a przynajmniej u źródeł będących powodem niepotrzebnych działań. Potrzebne jest planowanie, przestrzeganie ustaleń, bezproblemowa komunikacja i bieżące identyfikowanie ryzyk i przeciwdziałanie.
To co może zrobić manager logistyki to przede wszystkim:
a) zidentyfikować miejsca obniżonej produktywności,
b) zidentyfikować powody i miejsca, w których generowane są przyczyny obniżonej produktywności
c) zasygnalizować problem i spokojnie, rzeczowo wyjaśnić jego istotę właścicielowi obszaru, który generuje przyczyny obniżonej produktywności (np. dyr produkcji, lub sprzedaży),
d) wspólnie z właścicielem problematycznego obszaru przygotować plan skorygowania obecnego stanu rzeczy do stanu optymalnego dla obu stron,
e) uzyskać akceptację lub włączyć w prace przełożonego odpowiadającego za oba obszary.

Bardzo pomocne w takiej sytuacji, a często zaniedbywane jest oparcie swoich propozycji na konkretnych i prostych w prezentacji danych opisujących skalę spadków produktywności i statystyczną strukturę ich przyczyn. Wyrażenie wyników w przeliczeniu na wymiar finansowy, na przykład wysokości ponoszonych strat znacznie ułatwia przyciągnięcie uwagi i szybciej skłania do wspólnego poszukiwania rozwiązań, zarówno partnerów na tym samym szczeblu organizacji, jak i przełożonych.
Plan wydaje się prosty, ale w rzeczywistości rzadko udaje się go w pełni zrealizować. Najczęstszymi przyczynami porażek, które obserwuję są:
a) dążenie przez managera logistyki do kreowania swojej pracy jako wysoce wyspecjalizowanego procesu, którego zrozumienie jest niemożliwe dla pozostałych,
b) negatywne emocje i chęć dowiedzenia własnej racji bez zwracania uwagi na racje pozostałych zainteresowanych stron
c) brak świadomości co do istnienia, skali i sposobu rozwiązania problemu u przełożonego, które niejednokrotnie potęgowane jest atmosferą wewnętrznej konkurencji pomiędzy działami.

Poziom 2: Efektywne organizowanie działań
Drugi poziom, na którym tworzona jest produktywność to efektywne zorganizowanie realizacji działań, które są konieczne do wykonania (w ramach warunków brzegowych ustalonych dla działu logistyki przez inne działy). Najważniejszymi składowymi tego wymiaru są przypisanie zadań do właściwych zasobów, które zawczasu poprawnie zostały przygotowane oraz poprawne planowanie.
O ile planowanie realizacji zadań, takie jak planowanie tras czy pracy magazynu, są w pełnej gestii managera logistyki i produktywność w tym zakresie zależy od umiejętności ich poprawnej realizacji, o tyle optymalne zaplanowanie dostępności zasobów wykracza już często poza jego kontrolę. Skutkuje to ich okresowymi brakami, które wymuszają nadgodziny, powodują opóźnienia i zamawianie droższych środków transportu. Z drugiej strony spotykane jest marnowanie nadwyżek zasobów, które okresowo nie mają pracy. Często sytuacja taka uzależniona jest od wewnętrznego podziału odpowiedzialności w firmie – na przykład podpisywanie kontraktów z świadczącymi usługi transportowe może być przypisane do działu zakupów; poziom szczegółowości i terminy prezentacji planów sprzedaży realizowane jest przez dział sprzedaży.
W takim przypadku manager logistyki chcący podnieś produktywność swojego działu powinien aktywnie włączyć się w prace innych działów wpływające na jego produktywność. Może to zrobić na etapie roboczym lub akceptowania albo opiniowania ostatecznych rozwiązań. W każdym przypadku konieczne jest przygotowanie warunków brzegowych logistyki dla rozwiązań opracowywanych przez inne działy a następnie kontrola i egzekwowanie ich realizacji.
W każdym przypadku nieodzowne jest zadbanie o wsparcie przełożonego, który w przypadku sytuacji konfliktowych podejmie ostateczne decyzje. Poziom zrozumienia zagadnienia i jego istotności przez przełożonego będzie miał bezpośredni wpływ na jakość jego decyzji wspierających produktywność managera logistyki.

Poziom 3: Wydajne realizowania działań
Trzecim poziomem tworzenia produktywności jest wydajne realizowanie poszczególnych działań. Zgodnie z definicją zaczerpniętą ze Słownika Języka Polskiego wydajność to “suma produktów wytworzonych lub usług świadczonych przez jednego pracownika w określonej jednostce czasu”
Wydajność w największym stopniu zależy od dwóch czynników: jakości zaangażowanych zasobów oraz sposobu zorganizowania samej pracy. Myślę tu zarówno o zasobach ludzkich jak również o maszynach i infrastrukturze.
Podobnie jak w przypadku poprzedniego poziomu dla aspektu jakości zasobów często istotna jest współpraca z innymi działami (np. HR, inwestycji, serwisu) już na etapie przygotowywania wymagań co do zasobów oraz później w trakcie ich pozyskiwania i zarządzania nimi.
Najbardziej wyrazistym przykładem są tutaj pracownicy, którzy nie mając odpowiednich kompetencji i nie będąc motywowani w sposób formalny np. poprzez system premiowy, nie będą w stanie i nie będą chcieli osiągać wysokiej wydajności w pracy.
Ostatnią kwestią jest sama organizacja pracy podczas realizacji poszczególnych zadań. To właśnie do tego aspektu, jak pokazuje moje doświadczenie, często zawęża swoje wysiłki manager logistyki realizując program poprawy produktywności.
Rzeczywiście ten aspekt w 100% zależy od managera logistyki – od jego wiedzy, doświadczenia z obszaru logistyki oraz umiejętności zarządzania ludźmi i dostępnymi zasobami.
Z mojego doświadczenia wynika, że ten poziom tworzenia produktywności jest najlepiej rozwinięty wśród managerów logistyki. O ile doskonalenie umiejętności zarządzania ludźmi i innymi zasobami ( np. podwykonawcami) wymagają często niewielkiej poprawy, o tyle sama znajomość zagadnień logistyki stoi na wysokim poziomie.
To co stanowi realne pole do popisu, jeżeli chodzi o zwiększanie produktywności, to aktywność managerów logistyki na pierwszych i drugich poziomach opisanych powyżej.
W tych przypadkach kluczem do ich sukcesu jest umiejętność współpracy w organizacji, skutecznego przekonywania do swoich racji i opanowanie, bez których nawet najlepsza znajomość logistyki nie pozwoli na podniesienie jej produktywności, ponieważ warunki, od których to zależy znajdują się poza kontrolą managerów logistyki.

Moje doświadczenie we współpracy z managerami różnych działów z wielu firm pozwala stwierdzić, że manager przestrzegający opisanych wcześniej zaleceń będzie w stanie z sukcesem podnieść produktywność swojego działu, jednak powinien on przede wszystkim położyć nacisk na współpracę w organizacji a nie wyłącznie skupianie się na doskonaleniu działań wewnątrz swojego obszaru.

Rysunek 1: Odwrócona piramida tworzenia produktywności:
Produktywność osiągana jest poprzez działania na trzech poziomach:
1. Wykonywanie zadań koniecznych
2. Efektywność organizowania realizacji działań
3. Wydajność

Właśnie w ręce trafił mi raport o studiach MBA przygotowany przez PSZK na podstawie badania przeprowadzonego w kwietniu tego roku wśród 300 dyrektorów personalnych [zobacz raport].
Wynika z niego jednoznacznie, że dla managerów HR odpowiedzialnych za rekrutacje i awanse pracowników w firmach studia MBA mają niewielkie znaczenie.

Zastanawiałem się dlaczego tak się dzieje i przyszły mi do głowy następujące powody:

• Zaszufladkowany, czysto funkcjonalny charakter stanowisk pracy.
• Studia MBA nie przekładają się na szybkie konkretne i bezpośrednie efekty w funkcjonowaniu wybranego obszaru firmy, za które odpowiedzialny jest manager (w przeciwieństwie do dedykowanych szkoleń operacyjnych np. ze sposobów obliczania wielkości zapasów magazynowych).
• Studia MBA pozwalają zrozumieć jak działa biznes jako całość. Ten poziom kompetencji potrzebny jest na wyższych stanowiskach managerskich, natomiast na studia MBA kieruje się przeważnie managerów na wczesnych stadiach kariery. Wracając do firmy managerowie ci trafiając na kulturę ograniczającą ich do wąskich funkcjonalnych ram nie wykorzystują i często zapominają część nowej wiedzy.

Czy zatem studia MBA nie mają sensu – oczywiście że MAJĄ! Nie należy tylko wiązać z nimi nadziei na szybką karierę spowodowaną samym faktem posiadania dyplomu MBA.
Studia MBA pozwalają być lepszym i bardziej skutecznym managerem, co z kolei daje szanse na szybszą karierę.
Traktujmy MBA jako inwestycję we własny rozwój a nie będziemy czuli się zawiedzeni

Z mojego doświadczenia z dotychczasowych projektów (firmy produkcyjne nie sprzedające bezpośrednio do konsumentów), w których przychodziło mi zajmowac się problematyką polityki cenowej wynikało, że problem z cenami brał się głównie z następujących powodów:

1. brak precyzyjnej informacji o strukturze kosztów wytworzenia z uwzględnieniem specyficznych parametrów klienta (wielkość partii, ryzyka, poziom odstępstw od standardów) – skutek sprzedawanie ze stratą,
2. brak strategii firmy i pójście na żywioł w negocjacjach – skutek konkurowanie ceną,
3. brak precyzyjnej informacji o strukturze sprzedaży (produkty/grupy produktowe) i strukturze klientów (analiza RFM) – skutek niekontrolowane utrzymywanie jednych produktów kosztem rentowności innych,
4. wynikający z powyższych brak przełożenia na stronę operacyjną (optymalizacja kosztów produkcji, bilans zysków i strat przy decyzjach handlowych, optymalizacja łańcucha dostaw i jego kosztów).

Przegląd polityki cenowej jest dobrym punktem wyjścia do zastanowienia się jak uzdrowić firmę poprawiając każde z wymienionych powyżej zagadnień.

Przeglądając dzisiaj wpisy na Facbook-u znalazłem żart bazujący na różnicach pomiędzy naturą mężczyzn i kobiet. (poniżej)

Zapożyczone z www.paint.blox.pl

Nie po raz pierwszy widziałem ten żart, jednak uderzyło mnie to, że tak chętnie śmiejemy się z naszych przywar, ale nie wyciągamy z tego żadnych wniosków.
Przedstawione zjawisko nie jest wyłącznie domeną kobiet. Codziennie występuje ono w każdej firmie i jest grzechem numer jeden stojącym na drodze efektywnej komunikacji i sprawnego zarządzania.
By sprawdzić jak dobrze radzisz sobie z komunikacją jako manager sprawdź 5 swoich ostatnich wydanych poleceń. Polecenie wydane poprawnie powinno zawierać informację:

• Co ma być zrobione
• W jaki sposób praca ma być wykonana
• Co ma powstać w wyniku tej pracy
• Jakie są kryteria uznania wyniku pracy za satysfakcjonujące
• Na co należy zwrócić uwagę by uniknąć najbardziej prawdopodobnych błędów
• Kiedy ma być wykonane zadanie
• Jak długo ma trwać praca
• Upewnić się, że wykonawca umie i wie jak wykonać zlecone zadanie
• Jeżeli wykonawca nie wykonywał podobnego zadania dla nas przynajmniej 2 razy należy w trakcie pracy sprawdzić czy praca wykonywana jest poprawnie.

Wypełnij proszę ankietę by sprawdzić jak efektywnie się komunikujesz i wydajesz polecenia a jak robią to inni (podsumowanie wyników ankiety zobaczysz po wypełnieniu ankiety.

To zainteresowanie przekłada się również na uwagę ze strony firm, które przy pomocy interim managerów mogą rozwiązać swoje palące problemy, choć popytowa część rynku rośnie bardzo powoli.

Korzyści firm
Główne korzyści, które uzyskuje firma zatrudniając interim managera to:

1. bezpieczeństwo osiągnięcia zamierzonego rezultatu oparte na doświadczeniu i sprawdzonych wzorcach,
2. sprawne i terminowe osiągnięcie zamierzonej korzyści wynikające z charakteru kontraktu czasowego,
3. optymalne koszty dla kontraktu czasowego z określonym rezultatem,
4. pozyskanie dla organizacji wiedzy i doświadczania, które rozwiną jej potencjał na przyszłość.

Interim manager zajmuje się zarządzaniem przedsiębiorstwem podobnie jak manager etatowy – można by zapytać „w czym tu nowość?”

Nowa jakość
W przypadku interim management istotne jest nie „CO” a „JAK”. Nowa jakość, która związana jest z pojawieniem się interim managementu odzwierciedla zmieniający się charakter potrzeb rynku – bardzo wysokie kompetencje i doświadczenie potrzebne na krótkie okresy (wdrożenie zmian, podniesienie rentowności, zwiększenie sprzedaży, wprowadzenie nowego produktu na rynek, relokacja zakładu). Można posłużyć się popularnym przykładem : „Jeżeli chcesz się napić mleka nie musisz kupować krowy.”

Dlaczego firmy zatrudniają IM-ów
Zgodnie z wynikami badania środowiska interim managerów przeprowadzonego w październiku 2011 przez Stowarzyszenie Interim Manageres trzema najczęstszymi powodami dla których firmy korzystają z tej formy wsparcia w Polsce są: 1) przyciągnięcie na czas projektu do organizacji dodatkowych kompetencji , których w firmie nie było (26%), 2) restrukturyzacja (21%) oraz zarządzanie zmianą (19%). W Polsce, w odróżnieniu od rynków rozwiniętych (Holandia, Wielka Brytania) wykorzystanie interim managera jako zastępstwa podczas wakatu managera etatowego (czas rekrutacji czy okresowa nieobecność) jest dwukrotnie mniej popularny i wynosi tylko 8% .

Bariera
Największą barierą w szybkim wzroście popularności interim managementu są moim zdaniem głęboko zakorzenione wzorce kulturowe związane z postrzeganiem pracy i relacji wewnątrz organizacji. Ważniejsze dla szefów są relacje, pełne emocjonalne zaangażowanie w organizację niż konkretne efekty. Można określić to podejście dobitnym “bierny, mierny ale wierny”. Organizacje wolą swoich “sprawdzonych” ludzi, choć często każą im na nowo odkrywać koło.
Jak głęboko zakorzenione jest to podejście uświadomił mi jeden z ostatnich projektów kiedy właściciel firmy przez cały czas jego trwania był przekonany, że kontrakt interimowy był dla mnie tylko formą wejścia do organizacji “na stałe”. Bardzo się zdziwił, kiedy po osiągnięciu celu, a tym samym ustaniu mojego powodu obecności w organizacji porostu się rozstaliśmy.
Zmiana nastawienia wymaga czasu, jednak przykłady innych rynków i notowane duże zainteresowanie tą formą pracy dobrzej wróżą na przyszłość interim managementowi.

Zaufanie powinno być wypracowane/wykute w codziennej pracy i opierać się na skumulowanych wzajemnych doświadczeniach. W zaufaniu nie sprawdza się reguła ‘domniemania niewinności’, gdzie każdy współpracownik ma ‘carte blanche’ dopóki nie podważy pokładanego w nim zaufania. Niestety takie traktowanie zaufania jest powszechne w spotykanych przeze mnie firmach i stosowane szczególnie do nowych pracowników. Taki pracownik wrzucony na ‘głęboką wodę’ bez jasnych i zrozumiałych kryteriów oceny szybko popełnia jakiś błąd i narusza pokładane w nim zaufanie dyskwalifikując się z dalszej współpracy.

ZAUFANIE

Zaufanie indywidualne. Zaufanie nie jest niczym innym jak przekonaniem o przewidywalności i zgodności z oczekiwaniami działań i zachowań konkretnej osoby w określonych okolicznościach. Zaufanie buduje się powoli i z reguły jest do tego niezbędny cykl powtarzających się doświadczeń — a to wymaga czasu.

Skutki:

• Traci pracownik ponieważ jest gorzej oceniany
• Traci firma ponieważ nie wykorzystuje pełni możliwości i potencjału pracownika, za które i tak płaci.

Przyczyny takiego stanu rzeczy:

• Brak zrozumienia pojęcia i znaczenia zaufania
• Brak/niechęć poświęcania czasu i energii na budowanie zaufania krok po kroku

Rozwiązanie:
Osobiście polecam znany i rozumiany mechanizm zaufania – zasadę ‘ograniczonego zaufania’ stosowaną do uczestników ruchu drogowego. Ufam ale sprawdzam. Takie podejście w istocie buduje zaufanie krok po kroku i po jakimś czasie częstotliwość ‘sprawdzania’ można ograniczyć prawie do zera.

W dniu 29-09-2011 w Warszawie miałem przyjemność prowadzić odczyt poświęcony redukowaniu kosztów na spotkaniu SPMP [link].

Prezentacja z tego wystąpienia znajduje się tutaj: [link do prezentacji]

Bardzo często pod pojęciem restrukturyzacji rozumie się restrukturyzacja zobowiązań. Po prawdzie większość osób odpowiedzialnych za firmy tak wyobraża sobie ratunek dla swojej firmy.
Restrukturyzacja zobowiązań uratuje firmę, jeżeli powodem jest rzeczywiście chwilowe załamanie warunków zewnętrznych. W przypadkach kiedy powodem jest spadająca zdolność konkurencyjna firmy lub długotrwały kryzys, bez istotnych zmian strukturalnych restrukturyzacja zobowiązań będzie jedynie odroczeniem w czasie poważniejszych kłopotów a nie ratunkiem dla firmy.
Na podstawie mojej współpracy z kilkunastoma firmami mogę stwierdzić, że zrozumienie konieczności zerwania z dotychczasowym sposobem działania i co to w rzeczywistości oznacza jest bardzo niskie, co w rezultacie utrudnia wychodzenie firm z kryzysu. Również po stronie banków nie jest z tym najlepiej. Mógłbym zaryzykować stwierdzenie, że obie strony zadowalają się ‘formalną stroną’ procesu restrukturyzacji zakładając, że realne zmiany same z siebie pójdą w ślad za nimi.

Ostatnio natknąłem się na bardzo dobry tekst pt. “Głośne wołanie o przywództwo” Agnieszki Kubickiej [link]. W pełni zgadzam się z tezami zawartymi w tym artykule.
Najbardziej spodobał mi się fragment “Słuchanie, jasne przekazywanie zadań, motywowanie, zrozumienie, umiejętne dopasowywanie zadań do osób i kierowanie nimi tak, by pracownicy chcieli angażować swój potencjał w osiąganie założeń firmowych, to fundamenty zarządzania ludźmi. “

Pytanie: Skoro to takie proste, to czemu tak rzadko te fundamenty się spotyka w praktyce?

Od wielu tal zajmuję się podnoszeniem efektywności funkcjonowania firm (wdrażanie zmian, restrukturyzacje) i mogę powiedzieć, że właściwe kierowanie ludźmi jest zawsze jednym z kluczowych czynników sukcesu firmy, jednak podstawowym jest zrozumienie, poważne traktowanie, gotowość i chęć do osiągnięcia nadrzędnego celu organizacji (np. wzrost o 5%, realizacja budżetu, redukcja kosztów itp.)
To już na tym fundamentalnym poziomie pojawiają się problemy a niepoprawne kierowanie ludźmi z reguły jest jednym z objawów a nie przyczyną.

Zarządzanie czasem pracy
Koncepcja blokowego zarządzania czasem pracy.

Na temat zarządzania czasem napisano niezliczone podręczniki. Problem z nimi polega na tym, że opisane na kilkudziesięciu/kilkuset stronach zasady ciężko jest zapamiętać a jeszcze ciężej stosować.
W rzeczywistości większość problemów związanych z zarządzaniem czasem można przezwyciężyć stosując kilka prostych reguł. Sam korzystam z nich od lat i potwierdzam, że spisują się znakomicie znacząco zwielokrotniając moją efektywność.
Oto one:

1. Dzień rozpoczynam przeglądem wiadomości i najpilniejszych maili – te mniej pilne pozostawiam na później,
2. Przed rozpoczęciem pracy przygotowuję listę zadań/rzeczy, które będą załatwione w ciągu dnia. Następnie planuję czas ich wykonania.
3. Traktuję poszczególne zadania jak jednolite bloki. W czasie przeznaczonym dla nich zajmuję się tylko nimi (żadnych rozpraszaczy, telefonów, maili)
4. W ciągu dnia planuję najpierw duże bloki czasu (są to z reguły spotkania) a pomiędzy nimi pomniejsze np. e-maile, telefony,
5. Prace “produkcyjne” (opracowywanie zagadnień, pisanie tekstów itp.) mają swoje przypisane czasy dnia: Produkcja – świeże idee – na początku dnia; Produkcja – podsumowanie spotkań – zaraz po spotkaniach; Produkcja – ekstensywna – nie wymagająca wymyślania czegoś nowego, ale pochłaniająca dużo czasu – na końcu dnia
6. Kontroluję czas trwania poszczególnych zadań – gdy wykraczają one poza harmonogram – szybko je kończę.