Reorganizacja procesu zakupów
Zadanie: Zaprojektowanie i wdrożenie optymalnego kosztowo procesu zakupów produktów i usług inwestycyjnych oraz zakupów wspierających procesy. Opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania zakupami.
Branża: Handel detaliczny optyką
Wielkość firmy: 1200 pracowników; 300 mln PLN przychodu.
Kraj: Polska
Rola: Interim manager, realizacja projektu.
Czas realizacji: 4 miesiące
Cel: Optymalizacja i redukcja kosztów zakupów, umożliwienie zarządzania cenami i kosztami, stworzenie transparentnego, kontrolowanego i efektywnego procesu zakupów.
Wypracowane rozwiązania i produkty projektu
- Polityka zakupowa
- Matryca autoryzacji
- Formatka budżetu
- Aplikacja zakupowa (rejestrowanie i zarządzanie transakcjami zakupowymi)
- Plan przetargów
- Zestaw KPI
- Ogólne Warunki Zakupów
- Procedura zakupowa
- Procedura organizacji przetargu/konkursu
- Definicja odpowiedzialności menadżera za funkcję zakupową
- Kalkulator ceny oczekiwanej
- Profil prospektów
- Lista prospektów
- Zapytanie o informację
- Formularz informacji zwrotnej
- Lista oferentów
- TCOO (kalkulacje i formuły „total cost of ownership”)
"Nasze wymagania były specyficzne, ponieważ budowaliśmy zdecentralizowany dział zakupów zarządzany przez osoby odpowiedzialne za poszczególne wątki biznesowe. Brak bylo także odpowiednich rozwiązań IT.
Pan Roman Wendt dostosował koncepcje, narzędzia i najlepsze praktyki zakupowe do naszych potrzeb. Następnie wdrożył system zarządzania zakupami i przeszkolił osoby odpowiedzialne za ich realizację.
Na szczególne podkreślenie zasługuje:
- dogłębna znajomość mechanizmów i praktyk zakupowych,
- umiejętność dostosowywania praktyk i narzędzi w prosty sposób do potrzeb i możliwości naszej firmy,
- elastyczność i konsekwencja w osiąganiu zaplanowanego rezultatu projektu,
- dobra komunikacja z osobami zaangażowanymi w projekt."
Podsumowanie rezultatów
Obniżenie kosztów zakupów w realizowanych konkursach od 7% do 30%.
