Zadanie: Zmiana struktury organizacyjnej dla efektywniejszej obsługi procesów produkcyjnych, wdrożenie systemu zarządzania przez cele.
Branża: Przemysł stoczniowy
Kraj: Polska
Cel: Podniesienie efektywności procesów produkcyjnych
Rola: Realizacja projektu,
Czas realizacji: 2 miesiące

Interim management jest nowym zjawiskiem i często firma chcąca skorzystać z tego rozwiązania nie wie od czego zacząć.
Oto krótka instrukcja krok po kroku jak to zrobić:

Jakiś czas temu udzieliłem wywiadu dla magazynu PORTFEL. Poniżej moje wypowiedzi:

Czy możemy mówić o nowym „zawodzie” na rynku pracy?
Zawodzie raczeni nie. Określenie „zawód” opisuje rodzaj zajęcia – to co się zarobkowo robi, a to nie różni się od dotychczasowych zajęć managerów – zarządzania organizacjami. Istotne jest tu nie „CO” a „JAK”. Nowa jakość, która związana jest z pojawieniem się interim managementu odzwierciedla zmieniający się charakter potrzeb rynku – bardzo wysokie kompetencje i doświadczenie potrzebne na krótkie okresy (wdrożenie zmian, podniesienie rentowności, zwiększenie sprzedaży, wprowadzenie nowego produktu na rynek, relokacja zakładu). Można posłużyć się popularnym przykładem : „Jeżeli chcesz się napić mleka nie musisz kupować krowy.”

Jak zostać interim managerem?
Trzeba dojrzeć wewnętrznie. Nie ma żadnych ograniczeń formalnych. O byciu interim managerem decydujemy sami a przejawia się to w sposobie w jaki podchodzimy wykonywanej pracy: mamy zadanie do wykonania a nie etat, pracujemy dla klienta a nie pracodawcy, jesteśmy rozliczani z efektu a nie przepracowanego czasu. Ktoś może powiedzieć, że managerowie już obecnie pracują w podobny sposób – nie zgodzę się z tym – nawet jeżeli zasady te są oficjalnie deklarowane, to ich rozumienie zarówno po stronie pracodawcy jaki i pracowników są bardzo dalekie od podejścia jakie prezentuje koncepcja interim managementu.

Kto ma największe szanse na karierę w tym „zawodzie”?
Managerowie wyższego szczebla z interdyscyplinarnym (marketing+sprzedaż+produkcja+logistyka+finanse itd.) doświadczeniem z różnych branż.

Czy bycia interim managerem można się nauczyć?
Tak. Potrzebna jest wewnętrzna determinacja i podjęta decyzja. Samych technik, wymiany doświadczeń, zachowań uczymy się w ramach społeczności jaką jest Stowarzyszenie Interim Managers. Bardziej konkretnym krokiem w tym kierunku jest proces certyfikacji interim managerów, którego częścią jest program szkoleń i warsztatów definiujących funkcjonowanie interim managerów.

Jeszcze kilka lat temu interim manager kojarzony był wyłącznie z sytuacją kryzysową firmy. Jak to wygląda dziś? Czy można już mówić o wzroście świadomości polskich przedsiębiorców odnośnie roli, jaką w ich firmie mogą odegrać managerowie tymczasowi?
Świadomość polskich przedsiębiorców bardzo wzrosła, również dzięki propagowaniu interim managementu przez Stowarzyszenie Interim Managers. Ciągle jednak punktem wyjścia pozostaje konkretna potrzeba, której firma nie jest w stanie zaspokoić tradycyjnymi zasobami. Interim manager jest tylko najlepiej dopasowanym rozwiązaniem do danego problemu.

Ile czasu zazwyczaj trwają projekty realizowane przez managerów tymczasowych?
Od kilku do kilkunastu miesięcy – czas trwania zależy do samego zadania.

Wejście do nowej firmy, na stanowisko kierownicze to trudne zadanie. Jak postępować, aby zjednać sobie zaufanie pracowników firmy, do której wchodzimy, bo przecież nie zawsze managerowie tymczasowi są przyjmowani z „otwartymi rękami”?
Pomocą w tym jest sama specyfika podejścia interim managera, który skupia się na rozwiązywaniu konkretnych problemów a nie „wpasowywaniu się w organizację” i „zapewnianiu sobie odpowiedniej pozycji w hierarchii”. Jasne nakreślenie celu, dla którego interim manager jest w organizacji pomaga pracownikom w zajęciu pozycji ZA lub PRZECIW zadaniu a nie samemu człowiekowi. Merytorycznych przeciwników łatwiej przekonywać.

Jak obecnie kształtuje się rynek interim management w Polsce?
Rynek jest w bardzo wczesnym stadium kształtowania się, choć ilość zapytań trafiających do naszego środowiska stale dynamicznie się zwiększa.

Interim manager nie wie, co to rutyna i nuda, to wydaje się być największą zaletą tego zajęcia, co jeszcze można zaliczyć do zalet?
Dla mnie bardzo ważne jest poznawanie nowych ludzi, rozwiązań i konieczność stałej nauki oraz oczywiście nabywanie kolejnych doświadczeń, którymi mogę się później dzielić z innymi.

Płace interim managerów są zazwyczaj wyższe niż te oferowane innym, „pełnoetatowym” pracownikom. O jakich kwotach możemy rozmawiać?
Nie ma ustalonych stawek i każdorazowo wynagrodzenie i jego struktura (np. success fee)zależy od konstrukcji umowy, rodzaju zadania, czasu jego trwania i przede wszystkim korzyści jakie odniesie firma dzięki jego realizacji. Jakiś czas temu przygotowałem porównanie kosztów jakie ponosi firma dla różnych konstrukcji wynagrodzeń interim managera i pracownika etatowego. (dla zainteresowanych http://wendt.pl/blog/?p=79). Wynika z niego, że przy wyższych nominalnych wynagrodzeniach interim managerów w porównaniu do pracowników etatowych są oni o 40% tańszym rozwiązaniem dla firmy.

Task: Reorganization of management systems at print house and multimedia producer. Savings generation at level of 6,7 million PLN per year
Market: Printing and multimedia
Company size: 700 staff, 200 mln PLN revenue
Country: Poland
Target: Production resources optimization with efficient planning in production process. Implementation of control mechanisms for efficient use of resources in the production process. Elimination of waste.
Role: Project delivery
Duration: 5 months
Main achievement: Effectiveness of workforce increase by 20%; Waste reduction by 35%

Zadanie: Reorganizacja systemu zarządzania w firmie produkcyjnej. Wygenerowanie oszczędności na poziomie 6,7 milionów złotych rocznie w wyniku wprowadzonych zmian.
Branża: Poligrafia i produkcja multimediów
Wielkość firmy: 700 pracowników; 200 mln PLN przychodu
Kraj: Polska
Cel: Optymalizacja zapotrzebowania na zasoby poprzez planowanie w procesie produkcyjnym. Wdrożenie mechanizmów kontroli efektywności wykorzystania zasobów w procesie produkcyjnym. Redukcja odpadów i braków.
Rola: zarządzanie projektem, wdrożenie poprzez realizację zadań projektu,
Czas realizacji: 5 miesięcy
Największe osiągnięcie: Poprawa efektywności wykorzystania zasobów ludzkich o 20% oraz redukcja odpadu produkcyjnego papieru o 35%.

Jednym z podstawowych błędów popełnianych przez managerów każdego szczebla jest przekonanie, że jego podwładni

• wiedza co maja robić,
• umieją to robić,
• będą to robić.

Z faktu, że jakaś osoba zajmuje konkretne stanowisko w organizacji wcale nie wynika żadne z powyższych.
Obowiązkiem managera jest zagwarantowanie a następnie upewnienie się czy każde z powyższych działa poprawnie.

Ostatnio natknąłem się na bardzo dobry tekst pt. “Głośne wołanie o przywództwo” Agnieszki Kubickiej [link]. W pełni zgadzam się z tezami zawartymi w tym artykule.
Najbardziej spodobał mi się fragment “Słuchanie, jasne przekazywanie zadań, motywowanie, zrozumienie, umiejętne dopasowywanie zadań do osób i kierowanie nimi tak, by pracownicy chcieli angażować swój potencjał w osiąganie założeń firmowych, to fundamenty zarządzania ludźmi. “

Pytanie: Skoro to takie proste, to czemu tak rzadko te fundamenty się spotyka w praktyce?

Od wielu tal zajmuję się podnoszeniem efektywności funkcjonowania firm (wdrażanie zmian, restrukturyzacje) i mogę powiedzieć, że właściwe kierowanie ludźmi jest zawsze jednym z kluczowych czynników sukcesu firmy, jednak podstawowym jest zrozumienie, poważne traktowanie, gotowość i chęć do osiągnięcia nadrzędnego celu organizacji (np. wzrost o 5%, realizacja budżetu, redukcja kosztów itp.)
To już na tym fundamentalnym poziomie pojawiają się problemy a niepoprawne kierowanie ludźmi z reguły jest jednym z objawów a nie przyczyną.

Zarządzanie czasem pracy
Koncepcja blokowego zarządzania czasem pracy.

Na temat zarządzania czasem napisano niezliczone podręczniki. Problem z nimi polega na tym, że opisane na kilkudziesięciu/kilkuset stronach zasady ciężko jest zapamiętać a jeszcze ciężej stosować.
W rzeczywistości większość problemów związanych z zarządzaniem czasem można przezwyciężyć stosując kilka prostych reguł. Sam korzystam z nich od lat i potwierdzam, że spisują się znakomicie znacząco zwielokrotniając moją efektywność.
Oto one:

1. Dzień rozpoczynam przeglądem wiadomości i najpilniejszych maili – te mniej pilne pozostawiam na później,
2. Przed rozpoczęciem pracy przygotowuję listę zadań/rzeczy, które będą załatwione w ciągu dnia. Następnie planuję czas ich wykonania.
3. Traktuję poszczególne zadania jak jednolite bloki. W czasie przeznaczonym dla nich zajmuję się tylko nimi (żadnych rozpraszaczy, telefonów, maili)
4. W ciągu dnia planuję najpierw duże bloki czasu (są to z reguły spotkania) a pomiędzy nimi pomniejsze np. e-maile, telefony,
5. Prace “produkcyjne” (opracowywanie zagadnień, pisanie tekstów itp.) mają swoje przypisane czasy dnia: Produkcja – świeże idee – na początku dnia; Produkcja – podsumowanie spotkań – zaraz po spotkaniach; Produkcja – ekstensywna – nie wymagająca wymyślania czegoś nowego, ale pochłaniająca dużo czasu – na końcu dnia
6. Kontroluję czas trwania poszczególnych zadań – gdy wykraczają one poza harmonogram – szybko je kończę.

Jakiś czas temu udzieliłem wywiadu dla magazynu CONTROLLING. Poniżej moje wypowiedzi:

Czy wiele firm praktykuje wynajmowanie managerów? Kiedy się to opłaca?
Coraz więcej firm przekonuje się do wynajmowania managerów do realizacji konkretnych zadań, ale nie jest to jeszcze zjawisko powszechne. Na przeszkodzie stoją stare przyzwyczajenia i postrzeganie pracy w kategoriach przynależności do organizacji a nie realizacji konkretnych zadań. To podobnie jak z rządową koncepcją budżetu zadaniowego- wszyscy powtarzają że jest on rozwiązaniem problemu dziury budżetowej państwa, ale kolejne rządy kultywują stare niewydolne rozwiązanie.
Wynajęcie interim managera opłaca się przede wszystkim w przypadkach, kiedy przed organizacją stoją wyzwania, do realizacji których potrzebuje ona na konkretny czas kompetencji i doświadczeń, których nie opłaca się jej utrzymywać w okresie normalnego funkcjonowania. Do wyzwań takich należą między innymi start-up, restrukturyzacja, przeniesienie produkcji, wprowadzenie nowego produktu na rynek, fuzja lub przejęcie.
W przypadku zatrudnienia interim managera ważna jest jego świadomość, że wynajęty jest on na konkretny czas. Podczas realizacji zadania daje on z siebie wszystko, a po jego zakończeniu natychmiast odchodzi. W przypadku pracowników etatowych tym co przeważnie skłania ich do wysiłku jest nadzieja nieprzerwanego zatrudnianie. Gdy pojawia się widmo zwolnienia jakość i efektywność pracy często spadają a niejednokrotnie zaczyna się karuzela zwolnień lekarskich, co nie pozwala dokończyć zadania i blokuje etat. Gdy uwzględnimy ten aspekt okazuje się, że zatrudnienie interim managera bardzo się opłaca.

Na jakie czynniki warto zwrócić uwagę wynajmując managera? Czy korzystanie z usług managerów „do wynajęcia” jest opłacalne dla firmy?
Podczas zatrudniania interim managera najważniejsze są te aspekty, które mają bezpośredni wpływ na wykonanie zadania: wiedza, kompetencje, doświadczenie. Bardzo istotne są ilość i referencje z zakończonych sukcesem projektów interimowych. Warto też zwrócić uwagę czy interim manager należy do stowarzyszenia interim managerów, ponieważ to czyni go rozpoznawalnym w środowisku i uwiarygadnia jego działania i skuteczność.
Bardzo często natomiast przeceniana jest znajomość konkretnej bardzo wąskiej branży. Interim manager powinien posiadać znajomość branży tylko w takim zakresie w jakim jest ona niezbędna do wykonania zlecanego mu zadania. Często świeże spojrzenie spoza branży to jeden z głównych atutów inetrima.

W przypadku zadań określonych co do czasu skorzystanie z usług interima jest bardzo opłacalne dla firmy i to nawet w przypadku stawek nominalnych o wiele wyższych od pensji pracownika etatowego. Po uwzględnieniu wszystkich występujących kosztów i ryzyk interim manager może się okazać nawet 40% tańszy.

Czy w przypadku braku zadowalających efektów manager lub firma outsourcingowa ponosi odpowiedzialność, np. finansową?
Umowa z interim managerem jest umową cywilno-prawną, co pozwala na dowolne kształtowanie zakresu odpowiedzialności stron. Często spotyka się sytuacje, gdy wynagrodzenie interim managera ma charakter „success fee” czyli uzależnione jest od efektów jego pracy, ale nie ma w tym zakresie jednej utartej praktyki. Każde zlecenie jest inne i to strony decydują o warunkach współpracy.

Czy finansowy audyt wewnętrzny ma sens?
To zależy od celu jakiemu ma służyć, wiarygodności i rzetelności audytora.
Reguła zgodnie z którą zatrudnienie interim managera do konkretnego wykraczającego ponad codzienność zadania jest korzystne dla firmy odnosi się również do audytu finansowego. Ponadprzeciętne kompetencje, świeże spojrzenie i skupienie na zadaniu a nie na „wewnętrznych układach” czynią z interim managera doskonałego audytora, który w charakterze audytu wewnętrznego jest o wiele tańszy od wynajętej firmy zewnętrznej. Dodatkowo znajomość specyfiki firmy pozwala mu o wiele precyzyjnie interpretować zapisy finansowe.

Które czynniki finansowe należy wziąć pod uwagę w pierwszej kolejności w procesie przygotowania do zmiany struktury własności firmy.
Na to pytanie nie ma dobrej odpowiedzi, ponieważ zależy ona od tak wielu czynników, że przypadek każdej firmy jest inny. Często spotykałem się z sytuacją, gdy zakres czynników branych pod uwagę był dostosowywany tak by pasował do istniejącej rzeczywistości przedstawiając ją w jak najlepszym świetle.
Jako interim manager skupiam się na budowaniu potencjału do wypracowywania zysku netto. Osobiście uważam, że w tym tkwi zawsze największa wartość firmy.

Co robić aby skutecznie zrestrukturyzować firmą bez cesarskich cięć budżetowych i zwolnień?
„Restrukturyzacja” w naszym słowniku kojarzy się z masowymi zwolnieniami. Stąd to pytanie – jak przeprowadzić restrukturyzację i uniknąć zwolnień i cięcia kosztów. Przede wszystkim należy uświadomić sobie, że restrukturyzacja do dostosowanie firmy do warunków zewnętrznych, które uległy zmianie. Jeżeli firma się nie dostosuje to upadnie. Skala posunięć związanych z restrukturyzacją wynika bezpośrednio z zaniedbań co do czasu jej rozpoczęcia. Jeżeli firma kontroluje otaczający ją rynek i reaguje na bieżące sygnały wynikające ze wskaźników finansowych korygując swoje plany, budżety a ostatecznie strategię to konieczność cesarskich cięć budżetowych i zwolnień nie wystąpi.

Czy outsourcing w zakresie administracji i księgowości jest korzystniejszy od tradycyjnych form funkcjonowania tego działu. Czy skuteczny controlling w firmie będzie możliwy w przypadku outsourcingu w dziedzinie administracji i księgowości?
O korzyściach jakie niesie wyoutsourcowanie administracji i księgowości świadczy fakt jak powszechne jest to zjawisko. Poza aspektami kosztowymi, które w zależności od stopnia efektywności pracy tradycyjnych działów mogą mniej lub bardziej przemawiać na korzyść outsourcingu pozostają aspekty wysokiej kompetencji i specjalizacji w danej dziedzinie firm outsourcingowych, co przy stale zmieniających się przepisach jest bardzo istotne oraz kluczowe moim zdaniem przejecie odpowiedzialności ( w tym karnej) za poprawną realizację funkcji administracji i księgowości.
Jeżeli chodzi o skuteczny kontroling, to moim zdaniem jest to wyłącznie kwestia organizacji pracy. Uważam że skuteczny kontroling jest możliwy w przypadku outsourcingu w dziedzinie administracji i księgowości.

W jaki sposób skutecznie monitorować proces inwestycyjny?
Na ten temat napisano wiele książek i pewnie można by jeszcze wiele napisać. Moim zdaniem sukces monitorowania procesu inwestycyjnego leży w jego fundamentach czyli poprawnym postawianiu celów i przygotowywaniu planów uwzględniającym możliwe ryzyka i zagrożenia. Samo monitorowanie procesu inwestycyjnego powinno obejmować kontrolę wskaźników zarówno finansowych jak i operacyjnych. Sama techniczna strona realizacji inwestycji dość dobrze jest opracowana w metodologii zarządzania projektami.

Czy przewiduje Pan wiele fuzji na polskim rynku w nadchodzącym roku. Jakie są obecne tendencje? Czy firmy dążą do konsolidacji?
Ostatnie lata, a szczególnie okres obecnego kryzysu wyraźnie pokazują tendencje konsolidacyjne na rynkach dóbr konsumpcyjnych. Rozdrobnione przedsiębiorstwa produkcyjne przegrywają w konfrontacji z sieciami handlowymi w wyniku czego realizowane marże są niesatysfakcjonujące. Upatrywanym wyjściem z tej sytuacji są fuzje lub przejęcia konkurentów z branży. Odrębny aspektem pozostaje praktyczna strona jak tego dokonać no i oczywiście kapitał na sfinansowanie tego procesu. Nadchodzący okres zapowiada się według mnie interesująco pod tym względem.

Co przede wszystkim decyduje o braku pozytywnych efektów fuzji?
Po pierwsze – brak rzetelnego przygotowania na etapie oceny realnych a nie pozornych korzyści. Po drugie – występujące myślenie życzeniowe oraz brak profesjonalnej realizacji na płaszczyźnie zarządzania zmianą. Akurat do tego procesu idealnie nadaje się wynajęcie interim managera. Jeśli nie dla przeprowadzenia fuzji to przynajmniej w charakterze shadow managera (osoby wspierającej/doradcy) dla zarządu odpowiedzialnego za połączenie firm.

Jak dbać o płynność finansową przedsiębiorstwa w postkryzysowej rzeczywistości w przypadku spłacania kredytu inwestycyjnego?
Nie będę tutaj specjalnie odkrywczy powtarzając popularne stwierdzenie „cash is king” (gotówka przede wszystkim). Po pierwsze przed rozpoczęciem inwestycji finansowanej kredytem powinniśmy mieć przygotowane kilka scenariuszy w tym scenariusz awaryjny. Po drugie okres spłacania kredytu inwestycyjnego jest bardzo dobrym momentem na racjonalizację finansów firmy z naciskiem na przepływy finansowe. Optymalizacja zapasów, poprawa wykorzystania środków trwałych, redukcja finansowania odbiorców, wyoutsourcowanie procesów, które nie są kluczowe, przegląd kosztów bieżących – to tylko niektóre działania, które znacząco mogą poprawić jakość przepływów finansowych. Tutaj również nieoceniony mógłby okazać się interim manager, który bazując na swoim doświadczeniu z innych projektów wiedziałby nie tylko „co” ale przede wszystkim „jak” przeprowadzić powyższe działania by przyniosły one oczekiwaną poprawę płynności.