Usprawnienie procesu to
takie jego zaprojektowanie, ustawienie i kalibracja w odrębnej sferze funkcjonowania firmy, by spełniał najwyższe możliwe oczekiwanie w otaczającym środowisku biznesowym.
W zakres usprawnienia procesu wchodzi:
- Zaprojektowanie systemu zarządzania procesem lub obszarem,
- Zaprojektowanie, przetestowanie i wdrożenie narzędzi systemu i procesu,
- Podniesienie kompetencji pracowników – realizujących proces, by mogli wykorzystywać narzędzia,
- Zaprojektowanie i wdrożenie mechanizmów kontrolnych utrzymujących proces w ryzach.
Rekomenduję jako Interim Managera, jeśli idzie o procesy
transformacyjne w polskich firmach rodzinnych.
Prezes firmy rodzinnej po projekcie transformacji i sukcesji.
SKĄD POTRZEBA USPRAWNIANIA
Dzisiejszy biznes jest skomplikowanym mechanizmem wzajemnych zależności, praktyk i wyrafinowanych narzędzi. Wysoka specjalizacja firmy powoduje, że nie ma prostych, łatwych i standardowych rozwiązań, a do tego każda firma jest inna. Do tego dochodzi zespół, który realizuje proces: jego zestaw przyzwyczajeń i nawyków, przekonań i kompetencji.
Te i wiele innych czynników powodują, że procesy każdej firmy są unikalne i wymagają dedykowanego podejścia, jeżeli mają osiągać wysoką efektywność i wydajność.
Dobrze działający proces to jak sprawnie działająca maszyna, która przetwarza składniki do niej wchodzące w gotowe produkty dostarczane jakościowo, na czas i po optymalnych kosztach.
Często budując firmy skupiamy się na kluczowym czynniku sukcesu, zostawiając „dogranie szczegółów” pracownikom niższego szczebla. Robią oni co mogą, ale oceniając funkcjonowanie ze swojej perspektywy ustawiają proces nieoptymalnie lub wręcz budują tak zwane „silosy”. Takie nieoptymalnie ustawione procesy prowadzą do zakłóceń i wzrostu kosztów, co z kolei skutkuje obniżeniem konkurencyjności firmy.
KIM SĄ MOI KLIENCI
Produkcja i usługi
Obroty 50 MLN PLN+ lub zatrudnienie 200 osób+
Firmy te przekroczyły próg 200 zatrudnionych osób i wielkość obrotów 50 milionów złotych.
Po przekroczeniu tego progu, czym większa jest firma, tym bardziej spada jej efektywność operacyjna, pojawia się marnotrawstwo i duże potencjały do poprawy.
Zakończony etap dynamicznego rozwoju
Firmy zakończyły okres dynamicznego rozwoju, gdy głównym problemem było jak dostarczyć klientowi to czego oczekiwał. Duży popyt i wysokie marże pokrywały wówczas wszelkie niedociągnięcia i niedoskonałości funkcjonowania.
Spadające zyski
Wymagający i bezwzględny rynek, nielojalni klienci, rosnąca ostra konkurencja, doprowadziły do ograniczenia wzrostu i zysków.
Zwiększanie wysiłku i cięższa praca nie dają oczekiwanego rezultatu
Dotychczasowe metody pracy wsparte większym wysiłkiem i zaangażowaniem przestały działać.
Szef czujący potrzebę wsparcia
Szefowie firm czują, że należałoby coś zmienić, ale natłok codziennych obowiązków nie pozwala im zająć się tymi problemami w stu procentach.
JAK PRZEBIEGA TYPOWY PROJEKT USPRAWNIENIA PROCESU
Typowy projekt usprawnienia procesu składa się z 4 etapów.
Diagnoza
Analiza
Wdrożenie
Potwierdzenie efektu
DIAGNOZA WSTĘPNA MOŻLIWOŚCI I POTENCJAŁU POPRAWY
Etap diagnozy i szacowania potencjału oferowany jest firmom i ich szefom, którzy odczuwają rzeczywistą potrzebę zmiany, ale nie mają jasnej wizji tego co i jak zmieniać. Potrzebują obiektywnego spojrzenia „świeżym okiem” ” „z boku”.
Etap trwa pół miesiąca, i bazuje na danych zbieranych i przygotowanych przez Klienta.
Zderzenie ze sobą tych danych tworzy wielowymiarowy obraz procesu i pozwala ujawnić miejsca największych rezerw niewykorzystanego potencjału.
Przygotowana po tym etapie prezentacja umożliwia podjęcie decyzji co do tego, czy oczekiwane efekty warte są wysiłku i wyrzeczeń niezbędnych do ich osiągnięcia.
Najczęściej proponowane zmiany dotyczą:
- Prostych zmian w stosowanych praktykach, które przyniosą szybkie efekty,
- Zmian strukturalnych, które wzmocnią pozycję konkurencyjną firmy i rozwiną jej kadrę kierowniczą,
- Wdrożenia sprawdzonych, nowoczesnych metod i technik zarządzania gwarantujących wzrost efektywności i produktywności
ANALIZA OPERACYJNA PROCESÓW I SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA, IDENTYFIKACJA REZERW I JAK JE UWOLNIĆ
Celem analizy operacyjnej jest dokładne zbadanie i potwierdzenie tez postawionych w Etapie 1. Dokonuje się tego sprawdzając i krzyżowo potwierdzając wszystkie istotne wyniki Diagnozy.
Analiza operacyjna obejmuje:
- Analizę szczegółową i krzyżową danych,
- Obserwacje rzeczywistego przebiegu procesu,
- Badania behawioralne,
- Raporty odchyleń obserwowanych procesów,
- Diagnozowanie przyczyn.
Podczas analizy, dla uzyskania precyzyjnych i wiarygodnych wyników wykorzystuje się:
- Dane zgromadzone w systemach i rejestrach firmy,
- Dane zbierane przez pracowników firmy w oparciu o wspólnie uzgodnione rejestry i raporty w czasie,
- Bezpośrednie obserwacje zdarzeń w czasie rzeczywistym,
- Wywiady z kadrą managerską realizującą poszczególne procesy,
- Ankiety i badania testowe
- Przykładowe dokumenty stosowane podczas realizacji procesów
- Mapowanie i odzwierciedlenie funkcjonujących systemów zarządzania wraz z ich odchyleniami od odpowiadających im archetypów
WDROŻENIE ZMIAN [projektowanie, testowanie, instalacja, monitorowanie]
Wdrażanie zmian to najdłuższy i najbardziej newralgiczny czas projektu. Dla każdego ze zidentyfikowanych potencjałów poprawy procesu przeprowadza się po kolei: projektowanie narzędzi, najlepszych praktyk i systemów zarządzania, następnie się je testuje i instaluje w funkcjonującym środowisku biznesowym firmy. Takie podejście pozwala wybrać najlepiej pasujące do rzeczywistych potrzeb elementy oraz płynnie i sprawnie wdrożyć je bez ryzyka zachwiania funkcjonowania procesów.
Moje doświadczenie wskazuje, że tak kompleksowy i ważny dla firmy projekt nie powinien być krótszy niż 3 miesiące.
Już w czasie trwania projektu obserwowane są konkretne wymierne korzyści wynikające z poprawy sposobu pracy i przekładające się finalnie na wynik finansowy.
POTWIERDZENIE EFEKTU WDROŻONYCH ZMIAN
Moje wsparcie różni się od typowego doradztwa tym, że wykonana praca, wdrożone zmiany są tylko środkiem do wymiernej korzyści jaką uzyskuje firma.
Praca kończy się dopiero, gdy produkty zostają dostarczone i zaakceptowana + działają i dają firmie oczekiwane rezultaty.
LISTA PROCESÓW KTÓRE MOGĘ USPRAWNIĆ
Nawet najbardziej złożona organizacja składa się z szeregu wzajemnie powiązanych procesów. Gdy nie działają optymalnie, lub ze sobą nie współpracują cała organizacja nie funkcjonuje efektywnie.
Wiem w szczegółach jak te procesy powinny działać i pracować dla ogólnofirmowego efektu.
PLANOWANIE
- wzrost efektywności produkcji,
- redukcja kosztów wytworzenia,
- wzrost terminowości produkcji,
- wzrost terminowości dostaw do klienta.
PRODUKCJA
EFEKTY:
- redukcja kosztów produkcji,
- wzrost efektywności i elastyczności realizacji zleceń,
- wzrost jakości,
- wzrost terminowości produkcji i realizacji zamówień klientów
SPRZEDAŻ
EFEKTY:
- wzrost przychodów,
- wzrost marży,
- wzrost efektywności i skuteczności działu handlowego.
SOURCING
EFEKTY:
- wzrost terminowości produkcji,
- redukcja kapitału obrotowego,
- redukcja kosztów zakupów,
- wzrost zysków.
ZAKUPY
EFEKTY:
- redukcja cen zakupów,
- redukcja kosztów zakupów,
- redukcja kosztów logistyki dostaw.
DYSTRYBUCJA
EFEKTY:
- redukcja kosztów dystrybucji,
- wzrost terminowości dostaw i satysfakcji klienta.
MAGAZYN
EFEKTY:
- redukcja kosztów magazynowania,
- wzrost dostępności surowców,
- redukcja powierzchni magazynowej.
R&D
EFEKTY:
- skrócenie czasu projektowania i wdrożenia produktu na rynek,
- redukcja koszów wytworzenia produktów,
- wzrost efektywności prac projektowych,
- wzrost przychodów i marży dzięki atrakcyjnym produktom.
KORZYŚCI USPRAWNIANIA PROCESÓW
W wyniku usprawnienia procesu pojawiają się i optymalne korzyści finansowe powodujące wzrost zysku, poprawa funkcjonowania firmy i wzrost konkurencyjności:
- Obniżenie kosztów funkcjonowania procesu,
- Podniesienie jakości i terminowości produktów procesu,
- Podniesienie kompetencji kadry kierowniczej i pracowników,
- Spokojne, przyjazne środowisko pracy, mniej stresu, większa przewidywalność,
- Eliminacja zakłóceń przeszkadzających innym częściom firmy,
Dlaczego współpraca ze mną jest dobrym wyborem:
Posiadam unikalny zestaw doświadczeń, kompetencji, narzędzi i praktyk. Dostarczam umówiony rezultat.
Co o mojej pracy mówią klienci
” …dostosował koncepcje, narzędzia i najlepsze praktyki zakupowe do naszych potrzeb. Następnie wdrożył system zarządzania zakupami i przeszkolił osoby odpowiedzialne za jego realizację.
Na szczególne podkreślenie zasługuje: dogłębna znajomość mechanizmów i praktyk zakupowych,umiejętność dostosowywania praktyk i narzędzi w prosty sposób do potrzeb i możliwości naszej firmy, elastyczność i konsekwencja …. pozwoliły obniżyć koszty zakupów od 7% do 30%.”
„….projekt z zakresu poprawy efektywności procesów logistycznych, którego celem było zaprojektowanie optymalnej kosztowo sieci dystrybucji. …zidentyfikowano szereg obszarów możliwej istotnej poprawy oraz wyjaśniono systemowe przyczyny utrzymywania się takiego stanu w firmie….zweryfikowano metody alokowania kosztów dystrybucji do poszczególnych klientów i punktów dostaw, co pozwoliło określić marżę uzyskiwaną na każdym aktualnym kliencie; oraz usprawniło mechanizmy prognozowania kosztów dla punktów dostaw u klientów nowych, zapewniając skuteczne negocjowanie umów z odbiorcami…”
„…Projekt został zrealizowany w terminie i pozwolił na osiągnięcie założonych celów (podniesienie efektywności sprzedaży i skierowanie jej do nieobsługiwanego segmentu rynku oraz obniżenie kosztów obsługi klienta)… Poprzez skorzystanie z doświadczenia p. Roman Wendta kupiliśmy po prostu gotowe i sprawdzone rozwiązanie wraz z jego wdrożeniem w naszej firmie…”
” …zmiany umożliwiły postawienie organizacji celów, których realizacja przyniesie firmie korzyści szacowane na 2,4 mln pln w skali roku.
Opisane efekty można było osiągnąć dzięki olbrzymiej kompetencji w zakresie kompleksowej organizacji biznesu oraz indywidualnego i otwartego podejścia do specyfiki poszczególnych działów firmy…”
Moje podejście do biznesu
Misja
Pomagam polskim firmom zwiększać efektywność operacyjną i biznesową by mogły stanąć na równi z globalnymi liderami swoich branż.
Wizja
Moi klienci, dzięki sprawniejszym biznesom przesuwają się na czoło peletonu swoich konkurentów co roku zwiększając zyski.
Wartości
Uczciwość, zaufanie, pomoc w rozwoju, cierpliwość, bezpieczeństwo biznesu, proaktywność, wymierne efekty.
lat doświadczenia
lat wdrażania zmian
projektów zmiany
metodyki biznesowe
książek bienzsowych
artykułów i prelekcji
DLACZEGO WYBRAĆ MOJE WSPARCIE
PRAKTYK BIZNESU
Jako praktyk biznesu, mający na koncie tworzenie i zarządzanie swoją firmą, dobrze rozumiem panujące w biznesie ograniczenia i wybory, przed którymi stawiany jest Zarząd, gdy teoretyczne rozwiązania nie zawsze są optymalne.
WYKONALNOŚĆ I SKUTECZNOŚĆ
W planie zmian i rekomendacjach, uwzględniam zestaw najlepszych praktyk oraz możliwość ich wdrożenia. Celem nadrzędnym prac jest uzyskanie efektu oczekiwanego przez Klienta zarówno w sferze zmian strukturalnych i systemowych, jak również wymiernego efektu finansowego szybko poprawiającego kondycję firmy.
MAKRO I MIKRO
Rozumiem biznes jako całość, połączenie współzależnych procesów i jednocześnie operacjonalizuję najlepsze praktyki na poziome czynności wykonywanych przez poszczególnych pracowników. Wszystko zsynchronizowane i dostarczające większych efektów dzięki synergii.
Przykłady doświadczeń moich projektów
KONTAKT
Jeżeli czujesz, że Twoja firma mogłaby skorzystać na proponowanym przeze mnie podejściu, wypełnij poniższy formularz. Skontaktuję się by poznać sytuację firmy i jej potrzeby oraz zdiagnozować skalę możliwości poprawy.
Etap 1 – DIAGNOZA nie wiąże się z żadnymi kosztami.
Przesyłane wiadomości nie są zapisywane.
Pola oznaczone znakiem * są wymagane