USPRAWNIENIE PROCESU
CZYM JEST USPRAWNIENIE CZĘŚCI FIRMY LUB PROCESU
Usprawnienie procesu to takie jego zaprojektowanie, ustawienie i kalibracja w odrębnej sferze funkcjonowania firmy, by spełniał najwyższe możliwe oczekiwanie w otaczającym środowisku biznesowym.
W zakres usprawnienia procesu wchodzi:
- Zaprojektowanie systemu zarządzania procesem lub obszarem,
- Zaprojektowanie, przetestowanie i wdrożenie narzędzi systemu i procesu,
- Podniesienie kompetencji pracowników – realizujących proces, by mogli wykorzystywać narzędzia,
- Zaprojektowanie i wdrożenie mechanizmów kontrolnych utrzymujących proces w ryzach.
SKĄD POTRZEBA USPRAWNIANIA
Dzisiejszy biznes jest skomplikowanym mechanizmem wzajemnych zależności, praktyk i wyrafinowanych narzędzi. Wysoka specjalizacja firmy powoduje, że nie ma prostych, łatwych i standardowych rozwiązań, a do tego każda firma jest inna. Do tego dochodzi zespół, który realizuje proces: jego zestaw przyzwyczajeń i nawyków, przekonań i kompetencji.
Te i wiele innych czynników powodują, że procesy każdej firmy są unikalne i wymagają dedykowanego podejścia, jeżeli mają osiągać wysoką efektywność i wydajność.
Dobrze działający proces to jak sprawnie działająca maszyna, która przetwarza składniki do niej wchodzące w gotowe produkty dostarczane jakościowo, na czas i po optymalnych kosztach.
Często budując firmy skupiamy się na kluczowym czynniku sukcesu, zostawiając “dogranie szczegółów” pracownikom niższego szczebla. Robią oni co mogą, ale oceniając funkcjonowanie ze swojej perspektywy ustawiają proces nieoptymalnie lub wręcz budują tak zwane “silosy”. Takie nieoptymalnie ustawione procesy prowadzą do zakłóceń i wzrostu kosztów, co z kolei skutkuje obniżeniem konkurencyjności firmy.
JAK PRZEBIEGA TYPOWY PROJEKT USPRAWNIENIA PROCESU
Typowy projekt usprawnienia procesu składa się z 4 etapów.
- DIAGNOZA WSTĘPNA MOŻLIWOŚCI I POTENCJAŁU POPRAWY,
- ANALIZA OPERACYJNA PROCESÓW I SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA, IDENTYFIKACJA REZERW I JAK JE UWOLNIĆ,
- WDROŻENIE ZMIAN [projektowanie, testowanie, instalacja, monitorowanie],
- POTWIERDZENIE REALIZACJI KORZYŚCI FINANSOWYCH,
DLACZEGO WYBRAĆ MOJE WSPARCIE
PRAKTYK BIZNESU
Jako praktyk biznesu, mający na koncie tworzenie i zarządzanie swoją firmą, dobrze rozumiem panujące w biznesie ograniczenia i wybory, przed którymi stawiany jest Zarząd, gdy teoretyczne rozwiązania nie zawsze są optymalne.
WYKONALNOŚĆ I SKUTECZNOŚĆ
W planie zmian i rekomendacjach, uwzględniam zestaw najlepszych praktyk, oraz możliwość ich wdrożenia. Celem nadrzędnym prac jest uzyskanie efektu oczekiwanego przez Klienta zarówno w sferze zmian strukturalnych i systemowych, jak również wymiernego efektu finansowego szybko poprawiającego kondycję firmy.
MAKRO I MIKRO
Rozumiem biznes jako całość – połączenie współzależnych procesów i jednocześnie operacjonalizuję najlepsze praktyki na poziome czynności wykonywanych przez poszczególnych pracowników. Wszystko zsynchronizowane i dostarczające większych efektów dzięki synergii.
KORZYŚCI
W wyniku usprawnienia procesu pojawiają się i optymalne korzyści finansowe powodujące wzrost zysku, poprawa funkcjonowania firmy i wzrost konkurencyjności
- Obniżenie kosztów funkcjonowania procesu,
- Podniesienie jakości i terminowości produktów procesu,
- Podniesienie kompetencji kadry kierowniczej i pracowników,
- Spokojne, przyjazne środowisko pracy, mniej stresu, większa przewidywalność,
- Eliminacja zakłóceń przeszkadzających innym częściom firmy,
LISTA PROCESÓW KTÓRE MOGĘ USPRAWNIĆ
PLANOWANIE
EFEKTY:
wzrost efektywności produkcji,
redukcja kosztów wytworzenia,
wzrost terminowości produkcji,
wzrost terminowości dostaw do klienta.
SOURCING
EFEKTY:
wzrost terminowości produkcji,
redukcja kapitału obrotowego,
redukcja kosztów zakupów,
wzrost zysków.
ZAKUPY
EFEKTY:
redukcja cen zakupów,
redukcja kosztów zakupów,
redukcja kosztów logistyki dostaw.
MAGAZYN
EFEKTY:
redukcja kosztów magazynowania,
wzrost dostępności surowców,
redukcja powierzchni magazynowej.
PRODUKCJA
EFEKTY:
redukcja kosztów produkcji,
wzrost efektywności i elastyczności realizacji zleceń,
wzrost jakości,
wzrost terminowości produkcji i realizacji zamówień klientów
DYSTRYBUCJA
EFEKTY:
redukcja kosztów dystrybucji,
wzrost terminowości dostaw i satysfakcji klienta.
SPRZEDAŻ
EFEKTY:
wzrost przychodów,
wzrost marży,
wzrost efektywności i skuteczności działu handlowego.
R&D
EFEKTY:
skrócenie czasu projektowania i wdrożenia produktu na rynek,
redukcja koszów wytworzenia produktów,
wzrost efektywności prac projektowych,
wzrost przychodów i marży dzięki atrakcyjnym produktom.
CO O MOJEJ PRACY MÓWIĄ KLIENCI
” …dostosował koncepcje, narzędzia i najlepsze praktyki zakupowe do naszych potrzeb. Następnie wdrożył system zarządzania zakupami i przeszkolił osoby odpowiedzialne za jego realizację.
Na szczególne podkreślenie zasługuje: dogłębna znajomość mechanizmów i praktyk zakupowych,umiejętność dostosowywania praktyk i narzędzi w prosty sposób do potrzeb i możliwości naszej firmy, elastyczność i konsekwencja w osiąganiu zaplanowanego rezultatu projektu, dobra komunikacja z osobami zaangażowanymi w projekt…. pozwoliło obniżyć ich koszty zakupów od 7% do 30%.”
Artur Mago lewski, Dyrektor Finansowy, Członek Zarządu , Vi sion Express Sp. z o.o.
“….projekt z zakresu poprawy efektywności procesów logistycznych, którego celem było zaprojektowanie optymalnej kosztowo sieci dystrybucji. …zidentyfikowano szereg obszarów możliwej istotnej poprawy oraz wyjaśniono systemowe przyczyny utrzymywania się takiego stanu w firmie….zweryfikowano metody alokowania kosztów dystrybucji do poszczególnych klientów i punktów dostaw, co pozwoliło określić marżę uzyskiwaną na każdym aktualnym kliencie; oraz usprawniło mechanizmy prognozowania kosztów dla punktów dostaw u klientów nowych, zapewniając skuteczne negocjowanie umów z odbiorcami…”
Cezary Sza farz, Wiceprezes Zarządu, Pek limar Sp. o.o.
“…Projekt został zrealizowany w terminie i pozwolił na osiągnięcie założonych celów (podniesienie efektywności sprzedaży i skierowanie jej do nieobsługiwanego segmentu rynku oraz obniżenie kosztów obsługi klienta)… Poprzez skorzystanie z doświadczenia p. Roman Wendta kupiliśmy po prostu gotowe i sprawdzone rozwiązanie wraz z jego wdrożeniem w naszej firmie…”
Piotr Gaw ron; Dyrektor Marketingu CE, FM Logi stic
DOŚWIADCZENIA MOICH PROJEKTÓW USPRAWNIANIA PROCESÓW
Rekonfiguracja biznesu/usługi dla podniesienia jego opłacalności
Zadanie:
rekonfiguracja biznesu/usługi dla podniesienia jego opłacalności
Branża: logistyka
Kraj: Polska
Cel: podniesienie poziomu jakości obsługi, przeprojektowanie
usługi zgodnie z oczekiwaniami klientów, uruchomienie
efektywnego i stale rosnącego procesu sprzedaży, zwiększenie wielkości
sprzedaży
Rola: zarządzanie projektem, wdrożenie
poprzez realizację zadań projektu,
Czas realizacji: 4 miesiące
Największe osiągnięcie: sprawne uruchomienie efektywnego
procesu sprzedaży, zmiana filozofii zarządzania wykonaniem usługi
polegająca na delegowaniu odpowiedzialności i uprawnień w
dół organizacji.
Opracowanie i wdrożenie strategii marketingowej dla firmy usługowej B2B
Zadanie: opracowanie i wdrożenie strategii strategii
marketingowej dla firmy usługowej B2B
Branża: usługi B2B
Kraj: Polska
Cel: realizacja efektywnej kosztowo strategii marketingowej mającej
na celu zbudowanie ogólnopolskiej marki w sektorze usług B2B
Rola: opracowanie koncepcji i strategii marketingowej, nadzorowanie
realizacji strategii oraz jej poszczególnych
elementów/akcji
Czas realizacji: 36 miesięcy
Największe osiągnięcie: wykreowanie najlepiej rozpoznawalnej marki
w branży
Opracowanie i wdrożenie kompletnej infrastruktury IT przedsiębiorstwa
Zadanie: stworzenie
kompletnej infrastruktury IT dla firmy ogólnopolskiej
posiadającej sieć oddziałów
Branża: usługi B2B
Kraj: Polska
Cel: posiadanie efektywnej kosztowo
infrastruktury IT (sprzętowej i programowej)
Rola: opracowanie koncepcji i nadzorowanie realizacji
projektu
Czas realizacji: 4 miesięcy Największe
osiągnięcie:
stworzenie sprawnej infrastruktury IT w optymalny sposób
wykorzystującej rozwiązania Open Source
Podniesienie efektywności procesu szkoleniowego poprzez e-learning
Zadanie: modyfikacja procesu
doskonalenia zawodowego pracowników w celu zwiększenia jego
efektywności edukacyjnej oraz redukcji kosztów
Branża: usługi B2B
Kraj: Polska
Cel: otrzymanie prostego i efektywnego
kosztowo systemu szkolenia pracowników, który
jednocześnie spowodowałby odciążenie działu HR
Rola:
zarządzanie projektem, wybór platformy e-learnirng,
przeprowadzenie testów, wdrożenie,
Czas realizacji:
2 miesiące
Największe osiągnięcie: system szkolenia
w efektywny sposób łączy szkolenia tradycyjne i platformę
elektroniczną ( wykorzystywaną do zarządzania procesem szkoleniowym,
utrwalania wiedzy i umiejętności, sprawdzania efektywności szkoleń i
raportowania), wykorzystano platformę e-learning należącą do Open
Source (Wolne Oprogramowanie), w związku z czym jej wdrożenie nie
wiązało się z dodatkowymi kosztami.
Podniesienia efektywności sprzedaży i obsługi klienta
Zadanie:
podniesienia efektywności sprzedaży i jakości obsługi klienta poprzez
reorganizację posiadanych zasobów
Branża:
usługi B2B
Kraj:
Polska
Cel:
zwiększenie efektywności działu handlowego mierzonej jako wzrost
przychodów, podniesienie kwalifikacji zawodowych
pracowników działu handlowego oraz działu obsługi klienta,
podniesienie zaangażowania pracowników w realizowane przez
siebie zadania i zwiększenie ich satysfakcji z pracy, podniesienie
jakości obsługi klienta poprzez eliminację najczęstszych potknięć i
wprowadzenie zmian w procesach i procedurach
Rola:
przygotowanie
projektu, zarządzanie projektem, wdrożenie poprzez realizację zadań
projektu, monitorowanie i utrwalanie efektów projektu
Czas
realizacji: 6 miesięcy
Największe
osiągnięcie: podniesienie
efektywności sprzedaży i obsługi klienta skutkujący 31% wzrostem
przychodów i zmniejszeniem reklamacji o 15%.
Organizacja contact center
Zadanie:
rekonfiguracja biznesu/usługi dla podniesienia jego opłacalności
Zadanie: organizacja działu contact center
Branża: logistyka
Kraj: Polska
Cel: wprowadzenie zmian do
realizacji procesów sprzedaży i obsługi klienta jako
realizacja strategii poszerzenia bazy klientów w kierunku
segmentów małych i średnich przedsiębiorstw
Rola: przygotowanie projektu,
zarządzanie projektem, wdrożenie poprzez realizację zadań projektu,
Czas realizacji: 3 miesiące.
Reorganizacja biznesu/usługi transportowej operatora logistycznego Czechy
Zadanie:
rekonfiguracja biznesu/usługi dla podniesienia jego efektywności i
zakresu synergii z innymi działami operatora logistycznego
Branża: logistyka
Kraj: Czechy
Cel: określenie strategii rozwoju i planów działania, podniesienie
poziomu jakości obsługi, przeprojektowanie
usługi zgodnie z oczekiwaniami rynku, uruchomienie
efektywnego i stale rosnącego procesu sprzedaży,
Rola: zarządzanie projektem, wdrożenie
poprzez realizację zadań projektu,
Czas realizacji: 6 miesiące
Reorganizacja biznesu/usługi transportowej operatora logistycznego Rumunia
Zadanie:
rekonfiguracja biznesu/usługi dla podniesienia jego efektywności i
zakresu synergii z innymi działami operatora logistycznego
Branża: logistyka
Kraj: Rumunia
Cel: określenie strategii rozwoju i planów działania, podniesienie
poziomu jakości obsługi, przeprojektowanie
usługi zgodnie z oczekiwaniami rynku, uruchomienie
efektywnego i stale rosnącego procesu sprzedaży,
Rola: zarządzanie projektem, wdrożenie
poprzez realizację zadań projektu,
Czas realizacji: 6 miesiące
Przemodelowanie łańcucha dostaw dla CarpetRight Polska Sp.z o.o.
Zadanie: przemodelowanie
łańcucha dostaw dla CarpetRight Polska Sp.z o.o.
Branża: sieci handlowe
Kraj: Polska
Cel:
analiza funkcjonującego łańcucha dostaw a nasępnie jego przemodelowanie
pod kątem optymalizacji wykorzystania powierzchni magazynowych,
zaopatrzenia i logistyki dostaw
Rola: realizacja projektu
Czas realizacji: 2 miesiące
Opracowanie i wprowadzenie na rynek nowego produktu dla GRUPA L.S. Sp. z o.o.
Zadanie: Opracowanie i
wprowadzenie na rynek nowego produktu – usługi outsourcingu procesów
około produkcyjnych. Projekt wpisywał się w strategię rozwoju firmy jako
dealera wózków widłowych marki Caterpillar (r)
Branża: Usługi B2B
Kraj: Polska
Cel: Opracowanie i wprowadzenie na rynek nowego produktu
Rola: Realizacja projektu
Czas realizacji: 12 miesięcy
Reorganizacja obszaru procesu produkcji producenta mebli
Zadanie:Reorganizacja obszaru produkcja, przygotowanie i wdrożenie systemu zarządzania obszarem produkcja.
Branża: Produkcja mebli
Wielkość firmy: 200 pracowników; 20 mln PLN przychodu
Kraj: Polska
Rola: Konsultant, nadzorowanie managera projektu,
Czas realizacji: 3 miesiące
Cel: Reorganizacja i podniesienie efektywności procesu produkcyjnego zapewnienie jakości, wprowadzenie zasad elastyczności dostosowujących zdolności produkcyjne do popytu.
Przemodelowanie sieci dystrybucji producenta żywności
Zadanie:Zaprojektowanie optymalnej kosztowo sieci dystrybucji dostosowanie jej do rozszerzającej się bazy klientów. Przygotowanie dedykowanego algorytmu podział kosztów logistycznych, przygotowanie modeli logistycznych oraz prognozowania kosztów dostawy do pojedynczych punktów na terenie całego kraju. Wytypowanie KPI i przygotowanie systemu zarządzanie przez cele w obszarze dystrybucji.
Branża: Produkcja żywności
Wielkość firmy: 300 pracowników; 100 mln PLN przychodu.
Kraj: Polska
Rola: Konsultant, realizacja projektu.
Czas realizacji: 3 miesiące
Cel: Optymalizacja i redukcja kosztów logistycznych umożliwienie zarządzania cenami i kosztami.
Redukcja zaangażowania kapitału obrotowego u producenta maszyn
Zadanie:Przebudowa wewnętrznych przebiegów procesów planowania i realizacji zamówień oraz zwiększenia elastyczności produkcji w celu zmniejszenia zaangażowania kapitału obrotowego.
Branża: Produkcja maszyn i urządzeń
Wielkość firmy: 160 pracowników; 50 mln PLN przychodu.
Kraj: Polska
Rola: Konsultant, realizacja projektu.
Czas realizacji: 3 miesiące
Cel: Zmniejszenie zaangażowanego kapitału obrotowego o 10%.
Przebudowa i podniesienie efektywności procesu zakupów sieci handlowej
Zadanie:Zaprojektowanie i wdrożenie optymalnego kosztowo procesu zakupów produktów i usług inwestycyjnych oraz zakupów wspierających procesy. Opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania zakupami.
Branża: Handel detaliczny optyką
Wielkość firmy: 1200 pracowników; 300 mln PLN przychodu.
Kraj: Polska
Rola: Interim manger, realizacja projektu.
Czas realizacji: 4 miesiące
Cel: Optymalizacja i redukcja kosztów zakupów, umożliwienie zarządzania cenami i kosztami, stworzenie transparentnego, kontrolowalnego i efektywnego procesu zakupów.
Największe osiągnięcie: Obniżenie kosztów zakupów w realizowanych konkursach od 7% do 30%.
KONTAKT
Jeżeli czujesz, że jeden z procesów w Twojej firmie mógłby działać sprawniej, wypełnij poniższy formularz. Skontaktuję się by poznać sytuację i potrzeby oraz zdiagnozować skalę możliwości poprawy.
[ninja_form id=1]