From Wrzesień, 2014

Metodyka i narzędzia interim management

Jak powstały narzędzia i metodyka Interim Managementu SIM

Historia tworzenia metodyki ma już ponad 2 lata i zaczęła się gdy grupa członków Stowarzyszenia Interim Managers formułowała strategię popularyzacji tej profesji w Polsce.
Potrzeba standaryzacji i zebrania najlepszych praktyk w jednym miejscu została zdefiniowana jako nadrzędna potrzeba, co było wielokrotnie potwierdzane w kontaktach zarówno z interim managerami, jak również podczas rozmów z przedsiębiorcami.
Na ten aspekt nałożył się jeszcze jeden faktor. W każdym kraju, w którym funkcjonuje interim management jest on inaczej ukształtowany. Dotychczas to formowanie profesji przebiegało na każdym rynku spontanicznie i ewolucyjnie – metodą prób i błędów przez kilkanaście lat. Przygotowując metodykę pracy interim managera Stowarzyszenie miało możliwość świadomie zaczerpnąć z najlepszych praktyk już ukształtowanych rynków oraz odpowiednio dostosować je do lokalnych, polskich warunków.

Narzędzia

Prace nad metodyką rozpoczęto do precyzyjnego katalogu wymagań.
Tworzone narzędzia miały być stosowane samodzielnie przez indywidualne osoby oraz firmy i miały wspierać osiąganie konkretnych, wymiernych rezultatów.

Pierwszym i najtrudniejszym do spełnienia kryterium, okazał się wymóg prostoty. Już podczas pierwszych badań potrzeb i oczekiwań przedsiębiorców stało się jasne, że pierwsza wizja metodyki i występujących w niej narzędzi jest dla nich zbyt złożona i skomplikowana.
Pracami nad stworzeniem metodyki zajmował się zespół ekspertów złożony z najbardziej doświadczonych członków Stowarzyszenia. Posiadał on bardzo obszerny materiał wyjściowy, pochodzący z wykorzystywanych przez członków zespołu narzędzi i praktyk.
Prawdziwym wyzwaniem był wybór tych narzędzi, które zapewniały maksymalną skuteczność przy maksymalnej prostocie ich wykorzystania.
Kolejnym etapem prac był proces upraszczania wybranych narzędzi. Przypominało to trochę sytuację, w której z dużego domu z kart wyciągamy poszczególne elementy i obserwujemy, czy cała konstrukcja jeszcze stoi – to znaczy, czy narzędzia zapewniają oczekiwana od nich funkcjonalność i skuteczność.
Prace nad pierwszą wersją metodyki, która jest obecnie testowana w realiach biznesowych, trwały 8 miesięcy.
Już teraz można potwierdzić, że zarówno metodyka, jak i zawarty w niej zestaw narzędzi, sprawdzają się w praktycznym środowisku biznesowym, a najlepszą rekomendacją są pozytywne oceny osób, które go stosują.

Jakie są narzędzia realizacji projektów interim management.

Przede wszystkim proste.
Cała metodyka mieści się na 130 stronach, więc zapoznanie się z nią nie wymaga dużej inwestycji własnego czasu.
Metodyka wykorzystuje tylko 6 narzędzi.
Ale pomyliby się ten, kto założyłby, że w takim wypadku funkcjonowanie jako interim manager jest łatwe.

Przede wszystkim metodyka nie jest dla osób niedoświadczonych. Zakłada ona, iż interim menadżer posiada już pewien aparat kompetencji w kluczowych obszarach ważnych dla realizacji projektu interim menagment.
Obszary te to:

  • Rozpoznawanie potrzeb biznesowych i ofertowanie
  • Negocjacje
  • Tworzenie programów i projektów
  • Zarządzanie projektem
  • Przekazywanie wiedzy.

Powyższe kompetencje nie muszę wcale być na bardzo wysokim poziomie, ponieważ za dostosowanie ich do sposobu pracy interim menadżera odpowiadają właśnie metodyka pracy IM i zawarte w niej narzędzia.
W praktyce oznacza to, że menadżer, który nigdy nie zetknął się na przykład z tworzeniem programów i projektów oraz zarządzaniem projektem nie będzie mógł poprawnie wykorzystać pełnego spektrum korzyści jakie oferują narzędzia „Analiza korzyści i kosztów” „Plan działań i monitorowania efektów”.
Ten efekt, który pozwolił odchudzić objętość metodyki, był świadomą decyzją zespołu ekspertów pracującego nad kształtem metodyki, ponieważ z założenia kierowana ona jest do doświadczonych menadżerów, którzy z reguły te podstawowe umiejętności mają już opanowane, choćby w dostatecznym stopniu.

Jaki zakres obejmuje metodyka IM

Metodyka nie obejmuje pełnego spektrum funkcjonowania Interim Managera, na które składa się: sformułowanie strategii własnej Interim Managera, zbudowanie własnej marki, prowadzenie działalności marketingowej, proces sprzedażowy, proces realizacji projektów oraz otrzymanie na jego zakończenie referencji.
Metodyka IM skupia się wyłącznie na części procesu sprzedażowego od momentu pierwszego kontaktu na linii Interim Manager- firma, realizacja projektu oraz otrzymanie referencji.
Cykl metodyki IM

Narzędzia

Kompletna mapa metodyki IM łączy w sobie czynności wykonywane zarówno przez interim managera, jak również klienta oraz umiejscowienie w tym procesie 6 narzędzi. Przyglądając się tym połączeniom łatwo zrozumieć jak uniwersalne i kluczowe są poszczególne narzędzia.
Mapa metodyki IM

Oferta i wykaz potrzeb biznesowych
Oferta jest pierwszym miejscem, w którym staje się zauważalna różnica pomiędzy pracą etatowego managera a sposobem pracy interim managera.
Zadaniem oferty jest skupienie się na rozwiązaniu konkretnego problemu biznesowego klienta, oraz zademonstrowanie umiejętności i kompetencji interim menedżera istotnych dla tej konkretnej sytuacji. Dla odróżnienia, pracownika etatowego zatrudnia się dla jego potencjału zarówno obecnego jak i przyszłego, tak by przez kolejne lata mógł on wnosić swój wkład w funkcjonowanie firmy w obszarach, które mogą nie być jeszcze zdefiniowane.
Za pomocą oferty interim manager wstępnie definiuje problem, wysuwa hipotezę dotyczącą jego rozwiązania oraz szacuje pracochłonność i oczekiwane efekty. Stawia go to w roli aktywnego podmiotu, który zarządza, kontroluje i odpowiada za efekty swojej działalności. Dla odróżnienia zatrudniony pracownik czeka na polecenia przełożonych i musi się im podporządkować.

Umowa
Umowa realizacji projektu IM została przygotowana przez wybitnego adwokata Marka Gajka, który gromadził swoje doświadczenie podczas pracy dla wielkich międzynarodowych film ale również polskiego biznesu.
To jedyne narzędzie, które nie jest proste, ale stara się w najprostszej możliwej formie zaadresować możliwe warianty jakie mógłyby przyjąć projekty IM. Dodatkowo umowa uwzględnia fakt, że polski system prawny nie jest dostosowany do tego nowoczesnego rozwiązania jakim jest interim management, w związku z czym do opisu nowego rozwiązania musiały zostać wykorzystane istniejące konstrukcje prawne.
Podczas prac nad umową cały czas dokładano starań by nie była ona wyłącznie oderwaną od rzeczywistości biznesowej wyrafinowaną konstrukcją prawną, a praktycznie uzupełniała w działaniu pozostałe narzędzia IM.

Arkusz analizy korzyści i kosztów
„Arkusz analizy korzyści i kosztów” to uniwersalne narzędzie łączące w sobie zgrubny harmonogram projektu, listę umiejscowionych w czasie oczekiwanych korzyści oraz budżet projektu – wszystko to na jednej kartce papieru.
Z opracowania tego narzędzia zespół ekspertów jest szczególnie zadowolony, ponieważ wielokrotne obserwacje potwierdziły, że bardzo silnie oddziałuje ono na firmy rozważające zatrudnienie interim menadżera.
Główną trudnością podczas wykorzystania tego narzędzia jest takie grupowanie i uogólnianie zapisów, by z jednej strony oddawały one realnie zaplanowane działania, a z drugiej nie przekraczały pewnej bariery szczegółowości.
Poprawne stosowanie „Arkusza analizy korzyści i kosztów” pokazuje kompetencje interim menadżera jako menadżera wyższego szczebla, który potrafi z jednej strony planować działania operacyjne, a z drugiej posiada umiejętności uogólniania i potrafi myśleć strategicznie, co ma znaczenie podczas komunikacji z kadrą zarządzającą najwyższego szczebla klienta.
Omawianie i akceptowanie przez obie strony tego narzędzia jest skutecznym sposobem na sprowadzenie ogólnych i często niesprecyzowanych oczekiwań odnośnie projektu IM do konkretnych dat i cyfr, tak by obie strony mogły w pełni uzmysłowić sobie jak będzie wyglądała ich współpraca.

Plan działań i monitorowania efektów
„Plan działań i monitorowania efektów” jest jedynym narzędziem, które zostało przygotowane do zarówno planowania, jak i rozliczania poszczególnych zadań w czasie realizacji projektu. Koncepcja, która leży u podstaw realizacji projektów interim management opiera się na założeniach Agile PM, czyli zwinnego zarządzania projektami. „Plan działań i monitorowania efektów projektu” został tak dostosowany by maksymalnie realizować założenia tej koncepcji w przypadków projektów biznesowych. Poprawnie wykorzystywany, stanowi potężne narzędzie zarówno w sferze organizacyjnej, planistycznej, formalnej, jak również taktycznej w zakresie nadzorowania i egzekwowania terminowej realizacji zadań.

Wzór protokołu rezultatów projektu
Wzór protokołu rezultatów projektu jest prostym dokumentem kwitującym poprawne wykonanie projektu. Jego głównym zadaniem, oprócz formalnego rozliczenia projektu, jest jasne i precyzyjne określenie sposobu zakończenia projektu oraz pełnego spektrum oczekiwanych rezultatów i jednoznaczne potwierdzenie dokonania tego rozliczenia.

Metodyka tworzenia raportu archiwizującego
Metodyka tworzenia raportu archiwizującego porządkuje sposób w jaki powinny być zabrane i przekazane wszystkie wypracowane w czasie projektu efekty. Narzędzie to zostało włączone do metodyki z uwagi na fakt, iż w praktycznym funkcjonowaniu menedżerowie często nie zaprzątają sobie głowy formalizowaniem oraz archiwizowaniem wykonywanej przez siebie pracy. Jednocześnie w czasie badań, większość przedsiębiorców podkreślała potrzebę zapewnienia kontynuacji i akumulowania wiedzy w organizacji. W przypadku interim menadżera, który po stosunkowo krótkim okresie kilkumiesięcznego zaangażowania w firmie odchodzi z niej, od samego początku staje się istotne, by efekty jego pracy mogły być spożytkowane przez jego następców. Stąd tak duży nacisk na to by efekty projektu zachować dla następców i reszty organizacji.

Jak narzędzia sprawdzają się w praktyce

Jesteśmy już po wstępnym etapie realizacji projektów testujący, których celem jest sprawdzenie jak opracowana metodyka i narzędzia sprawują się w realnym biznesie. Pierwsze obserwacje pozwalają stwierdzić, że najlepiej oswojonymi i stosowanymi narzędziami są oferta oraz umowa. Więcej wysiłku wymaga wdrożenie się w poprawne stosowanie „Arkusza analizy korzyści i kosztów” oraz „Planu pracy i monitorowania efektów projektu”.

Które narzędzia przykuwają najwięcej uwagi?

Najwięcej zapytań oraz próśb o interpretacje dotyczy umowy. Co ciekawe jest to jednocześnie element, który stwarza użytkownikom najmniej problemów.
Niedocenianym a jednocześnie najtrudniejszym narzędziem jest „Plan działań i monitorowania efektów”. Stosunkowo prosta konstrukcja samego narzędzia usypia czujność. W rzeczywistości narzędzie to jest wykorzystywane przez większość czasu pracy w projekcie i niedociągnięcia w jego działaniu mogą się kumulować nawet przez kilka miesięcy, by ostatecznie doprowadzić do „projektowej sytuacji kryzysowej”.
By dobrze się nim posługiwać należy posiadać ugruntowaną praktyczną wiedzę z zakresu zarządzania projektami oraz rozumieć również założenia ostatnio popularnej metodyki Agile PM. Dodatkowo poprawne stosowanie tego narzędzia wymaga wypracowanych nawyków organizacyjnych, konsekwencji oraz wysokiej produktywności osobistej interim managera, bez których skuteczne realizowanie zadań jest bardzo utrudnione.

Czy metodyka IM jest tylko dla IM?

Pomimo iż metodyka skrojona jest na miarę potrzeb interim menadżera i zatrudniającej go filmy to poszczególne rozwiązania i narzędzia są już obecnie wykorzystywane nie tylko przez interim menedżerów, ale również przez menadżerów etatowych, projekt-menadżerów a także freelancerów. To, co jest mocną stroną metodyki IM, czyli przejrzystość, dobra komunikacja pomiędzy stronami, konkrety oraz skupienie na efekcie, bardzo dobrze sprawdza się we wszelkich środowiskach pracy, które cechuje zmienność lub praca projektowa.

Korzyści wynikające ze stosowania metodyki i m:

Dla interim menadżera:

  • Prosty i przejrzysty szablon postępowania w celu osiągnięcia maksymalizacji rezultatu do włożonego wysiłku.
  • Sprawdzone rozwiązania praktyczne testowane w wielu sytuacjach biznesowych, dostosowane do specyfiki i kultury organizacyjnej polskich firm.
  • Najlepsze praktyki dobrane pod kątem skuteczności i bezpieczeństwa współpracy
  • Gotowe szablony dokumentów
  • Redukcja głównych ryzyk i zagrożeń związanych z realizacją projektu IM,

Dla firmy:

  • Jasne i przejrzyste zdefiniowanie standardów, uprawnionych oczekiwań, zasad i sposobu współpracy z IM,
  • Najlepsze praktyki dobrane pod kątem skuteczności i bezpieczeństwa współpracy,
  • Możliwość stosowania metodyki, również w innych obszarach działalności biznesowej (w stosunku do własnych menedżerów, współpracowników, podwykonawców, klientów),
  • Najprostszy sposób wprowadzenia zarządzania projektowego do firmy.

Metodyka IM będzie dostępna za darmo od początku listopada na platformie https://interim24.pl/