From Styczeń, 2013

Interim management w logistyce

Zewnętrzny ekspert sposobem na ucieczkę do przodu.

Logistyka zagłębiem szukania rezerw.
W dzisiejszej gospodarce coraz więcej wartości dodanej jest generowane nie przez sam fakt wytworzenia jakiegoś produktu, ale przez to, że dostępny jest on klientowi w określonym miejscu o określonym czasie. Takie podejście sprawia, że rola logistyki staje się coraz ważniejsza i to ona decyduje o sukcesie lub porażce firmy na rynku. W tym samym czasie, podczas swojej współpracy z firmami cały czas spotykam się z podejściem produkcjo-centrycznym lub w lepszym przypadku sprzedażowo-centrycznym. Takie podejście sprawia, jak wynika z mojego doświadczenia – że logistyka jest jednym z miejsc, w których drzemią największe niewykorzystane rezerwy efektywnościowe i finansowe.

Kiedy sięgnąć po pomoc zewnętrznego eksperta.
Odpowiedź jest prosta: „zawsze, gdy logistyka stanowi w firmie istotną pozycję kosztową lub gdy wiemy lub przeczuwamy, że w procesach logistycznych „źle się dzieje”.
Rachunek jest prosty. Nic nie tracimy, a możemy bardzo wiele zyskać.
W najlepszym przypadku ekspert potwierdzi, że niczego nie można już poprawić. W gorszym wskaże nam źródło rezerw, które wykorzystane – poprawi pozycję konkurencyjną firmy.
Przypomina mi się przykład jednej z firm, dla których wykonywałem analizy efektywności wewnętrznych procesów logistycznych. W firmie tej managerowie średniego szczebla odpowiedzialni za poszczególne procesy sami korzystali z każdej nadarzającej się okazji do sprawdzenia „jak dobrze sobie radzimy” i „ czy nie można czegoś poprawić”. Sami wnioskowali i zabiegali o stosowne zgody na współpracę z ekspertami z zewnątrz u managerów wyższego szczebla. Jednocześnie firma ta miała najbardziej efektywnie zorganizowane procesy ze wszystkich firm, dla których dotychczas pracowałem.
Przewaga zewnętrznego eksperta polega na:

  • obiektywnym całościowym spojrzeniu na firmę;
  • zewnętrznej ekspertyzie wykraczającej poza ograniczenia wewnętrzne firmy;
  • doświadczeniu opartym na znajomości najlepszych praktyk wyniesionych z wielu firm.

Do tego momentu, to czy skorzystamy z usług doradcy czy interim managera nie ma większego znaczenia. Liczy się to, czy dana osoba ma doświadczenie i sukcesy na polu poprawy procesów logistycznych.

Forma współpracy z zewnętrznym ekspertem.
Decyzję o wyborze formy wsparcia należy podjąć po identyfikacji problemów do rozwiązania.
Jeżeli problemem jest brak wiedzy w organizacji – dobrym wyborem jest doradca, który przygotuje i przedstawi rozwiązanie problemu w formie dopasowanej do konkretnej sytuacji i przeszkoli naszych pracowników jak je wprowadzić w życie. Zła wiadomość jest taka, że najtrudniejszą częścią każdych zmian jest ich wdrożenie, gdzie tylko 30% inicjatyw kończy się sukcesem.
Jeżeli problemem jest brak kompetencji oraz brak tak zwanej „siły sprawczej” – najlepszym rozwiązaniem jest interim manager, który nie tylko przygotuje teoretyczne rozwiązanie naszego problemu, ale także wdroży je i sprawi, by przynosiło oczekiwane rezultaty.
Zarówno doradca, jak i interim manager jest „zakupem jednorazowym”. Po wykonaniu powierzonego mu zadania przestaje być obciążeniem dla firmy, a efekty jego pracy pozostają w organizacji.
W każdym z obu przypadków kluczem jest precyzyjne zdefiniowanie, już na wstępie współpracy – najlepiej w umowie – zakresu zadań do wykonania i konkretnych oraz wymiernych korzyści, które mają być przysporzone firmie. Podejście takie sprawi, że honorarium, które zapłacimy ekspertowi będzie inwestycją, która szybko się zwróci i zacznie generować dodatkowe zyski, a nie pozostanie tylko poniesionym kosztem.

Zadania, do których wykorzystuje się interim managerów.
O ile powody wykorzystania konsultantów są jasne i związane z pozyskaniem odpowiedniej wiedzy dla rozwiązania problemów, o tyle zadania, do których wykorzystuje się interim managerów są bardziej złożone.
Możemy podzielić je na dwie główne grupy:

  • Czasowe zastępstwo w przypadku nieobecności managera etatowego lub okresowe wzmocnienie liczebności zespołu – tu mechanizm zbliżony jest do popularnej już w naszym kraju pracy czasowej. W takim przypadku od managera nie oczekuje się specjalnej ekspertyzy, a jedynie doholowania obszaru, którym zarządza do momentu, gdy pałeczkę przejmie od niego manager zatrudniony na stałe. Ta formuła jest w Polsce mało popularna i obejmuje zaledwie 23% przypadków zatrudniania interim managera.
  • Pozyskanie dla organizacji kompetencji i doświadczenia, które na co dzień nie są jej stale potrzebne. Tu właśnie wymagana jest ponadprzeciętna ekspertyza, która ma skutkować podniesieniem sprawności organizacji. Najczęstszymi zadaniami z tego zakresu, dla których korzysta się z interim managerów są: rozwiązywanie problemów wymagających kompetencji eksperckich, restrukturyzacje i zarządzanie zmianą.

Przegląd powodów, dla których organizacje korzystają z usług interim managerów przygotowany został na podstawie ankiety przeprowadzonej w 2011 przez Stowarzyszenie Interim Managers.
Powody, dla których zatrudnia się interim managerów
*źródło: Stowarzyszenie Interim Managers

Czym jest interim management
Interim management jest zjawiskiem stosunkowo nowym, które w Polsce pojawiło się zaledwie kilka lat temu i do dziś często nie jest zauważane przez firmy jako skuteczne narzędzie do poprawy własnego działania i zwiększenia przewagi względem konkurencji.
Definicja mojego autorstwa zamieszczona w książce „Menedżer do zadań specjalnych. Czasowe zarządzanie przedsiębiorstwem”, opisuje interim management jako „czasowe, zdefiniowane co do celu i zakresu, działanie wewnątrz organizacji, realizowane przez osobę fizyczną (interim managera), nakierowane na osiągnięcie konkretnych, ustalonych rezultatów biznesowych i oparte na współpracy i partycypacji w ryzyku i zysku co do zamierzonego efektu.”
Z powyższej definicji wynika, że podstawowymi elementami, które odróżniają interim management od konsultingu to fakt, że interim manager działa wewnątrz organizacja stając się jej częścią na czas wprowadzania zmian oraz, że ponosi on odpowiedzialność za skuteczność swojej pracy. Często stosowana formuła „success fee” uzależnia część wynagrodzenia interim managera od efektów jego pracy.
Bardzo dużym atutem jest również to, że zadaniem interim managera jest „podzielenie się z organizacją swoją wiedzą i doświadczeniem” w ramach realizowanego zadania. Konsultant sprzedaje swoją wiedzę, więc za dodatkowe pakiety wiedzy wykraczające poza pierwotną umowę trzeba dodatkowo zapłacić.

Jakich kompetencji należy oczekiwać od zewnętrznego eksperta.
W przypadku konsultantów najistotniejszymi kompetencjami jakich należy oczekiwać są wiedza i doświadczenie zebrane podczas zrealizowanych projektów doradczych. Wdrożenie przygotowanych przez konsultanta rozwiązań leży po stronie menedżerów zatrudnionych w firmie i to oni powinni mieć kompetencje związane z zarządzaniem zmianą.
W przypadku interim managera sytuacja jest bardziej złożona. Wiedza i doświadczenie oczywiście są również kluczowymi kompetencjami , ale na równi z nimi wymagany jest szereg innych. Na podstawie badania przeprowadzonego przez Stowarzyszenie Interim Managers przygotowany został zestaw kompetencji oraz ich znaczenie dla realizacja zadania interim managera. Najważniejszymi z nich są

  • Konkretne umiejętności i doświadczenie do danego zadania,
  • Zorientowanie na rezultaty,
  • Umiejętność przełamywania zastanych praktyk i zasad,

Jak znaleźć i rozliczać zewnętrznego eksperta.
W odróżnieniu od firm konsultingowych, które są dobrze rozpoznawalne w branży, niezależni eksperci zajmujący się doradztwem i interim managementem mogą być czasami trudni do zidentyfikowania. Coraz więcej z nich posiada własne strony internetowe, na których demonstrują swoje dokonania. W takim przypadku skorzystanie z wyszukiwarki internetowej zwróci nam listę dostępnych ekspertów. Na podobnej zasadzie działa portal profesjonalistów linkedin.com. Można tu znaleźć więcej osób – potencjalnych ekspertów, ale weryfikacja ich kompetencji może wymagać energii porównywalnej z rekrutacją pracownika. W takim przypadku warto rozważyć skorzystanie z usług firm rekrutacyjnych, które specjalizują się w doborze interim managerów. Najbezpieczniejszym i najbardziej popularnym źródłem kontaktów pozostaje jednak polecenie eksperta przez naszych znajomych, którzy widzieli go podczas działania (67% interim managerów wskazało networking jako sposób w jaki dotarli do nich klienci). Wbrew pozorom, rozpytując znajomych bardzo szybko możemy trafić na właściwą osobę.
W przypadku interim managerów można zwrócić się do Stowarzyszenia Interim Managers (www.stowarzyszenieim.org) z prośbą o kontakty do specjalistów z branży logistycznej. Polecenie takie nic nie kosztuje a może skrócić czas poszukiwań właściwej osoby.
Każdorazowo weryfikacja kompetencji eksperta i decyzja o jego zatrudnieniu należy do klienta.

Dużym atutem współpracy z niezależnymi ekspertami jest elastyczność w ustalaniu sposobu wynagradzania. W przypadku konsultantów stosuje się najczęściej wynagrodzenie za przedstawienie konkretnego rozwiązania oparte o liczbę przepracowanych dni.
W przypadku interim managerów powszechnie stosuje się formułę „success fee”. Oznacza ona, że wypłata części wynagrodzenia uzależniona jest od osiągnięcia ustalonego w umowie efektu. Może to być realny spadek kosztów lub osiągnięcie umówionej wielkości istotnego wskaźnika. Takie postawienie sprawy gwarantuje nam, że interim manager, który podejmuje się zlecenia musi być przekonany co do jego sukcesu. W przeciwnym wypadku procowałby za darmo.

Branże które najczęściej korzystają z usług interim managerów.

Branżą, która najczęściej sięga po interim managerów jest produkcja (30% przypadków). O poziom niżej plasują się usługi dla firm (12% przypadków), IT i telekomunikacja (11% przypadków) oraz branża finansowa (9% przypadków). Transport zajmuje dziesiątą pozycję (4% przypadków). Pełen przegląd branż, które korzystają z interim managementu przedstawia się następująco:
Popularność wykorzystywania interim managerów według branż
*źródło: Stowarzyszenie Interim Managers

Analizując zakres kompetencji interim managerów zrzeszonych w Stowarzyszeniu Interim Managers należy stwierdzić, że poziom popytu w branży logistycznej ma swoje odzwierciedlenie w oferowanych kompetencjach, które odbiegają od przodującej branży produkcyjnej. Do głównych kompetencji interim managerów wykorzystywanych w branży logistycznej należą kompetencje związane z przeprowadzaniem reorganizacji, opracowywaniem strategii, doskonaleniem procesów logistycznych i magazynowych oraz kontroling. Z drugiej strony z przedstawionego zestawienia kompetencji wynika, że interim managerowie posiadają doświadczenia z działów logistyki praktycznie z każdej branży produkcyjnej i usługowej.

Skorzystanie z usług zewnętrznego eksperta może być praktycznym i opłacalnym sposobem na szybkie wzmocnienie pozycji konkurencyjnej firmy. Coraz większa liczba osób gotowych pracować w ten sposób i posiadająca pożądane kompetencje, i doświadczenie umożliwia wybranie eksperta dopasowanego do potrzeb firmy. Właściwe określenie zasad współpracy sprawi, że taka współpraca, potraktowana jako inwestycja w rozwój firmy przyniesie korzyści, które szybko zaczną generować zyski.