Koncepcja blokowego zarządzania czasem pracy – proste zasady podnoszenia efektywności

Zarządzanie czasem pracy
Koncepcja blokowego zarządzania czasem pracy.

Na temat zarządzania czasem napisano niezliczone podręczniki. Problem z nimi polega na tym, że opisane na kilkudziesięciu/kilkuset stronach zasady ciężko jest zapamiętać a jeszcze ciężej stosować.
W rzeczywistości większość problemów związanych z zarządzaniem czasem można przezwyciężyć stosując kilka prostych reguł. Sam korzystam z nich od lat i potwierdzam, że spisują się znakomicie znacząco zwielokrotniając moją efektywność.
Oto one:

  1. Dzień rozpoczynam przeglądem wiadomości i najpilniejszych maili – te mniej pilne pozostawiam na później,
  2. Przed rozpoczęciem pracy przygotowuję listę zadań/rzeczy, które będą załatwione w ciągu dnia. Następnie planuję czas ich wykonania.
  3. Traktuję poszczególne zadania jak jednolite bloki. W czasie przeznaczonym dla nich zajmuję się tylko nimi (żadnych rozpraszaczy, telefonów, maili)
  4. W ciągu dnia planuję najpierw duże bloki czasu (są to z reguły spotkania) a pomiędzy nimi pomniejsze np. e-maile, telefony,
  5. Prace „produkcyjne” (opracowywanie zagadnień, pisanie tekstów itp.) mają swoje przypisane czasy dnia: Produkcja – świeże idee – na początku dnia; Produkcja – podsumowanie spotkań – zaraz po spotkaniach; Produkcja – ekstensywna – nie wymagająca wymyślania czegoś nowego, ale pochłaniająca dużo czasu – na końcu dnia
  6. Kontroluję czas trwania poszczególnych zadań – gdy wykraczają one poza harmonogram – szybko je kończę.